Key takeaways
What this article covers, in order:
- क़ानून असल में invoice पर क्या चाहता है?
- मुझे HSN के कितने अंक चाहिए?
- सही invoice दिखता कैसा है?
- CGST और SGST, या IGST?
- इसे कब जारी करना होता है?
- कितनी कॉपियाँ?
आपके सबसे बड़े ग्राहक की अकाउंट्स टीम का ईमेल आता है: "Invoice ITC के लिए वैध नहीं है, दोबारा जारी करें।" खीज होती है, और वजह आमतौर पर एक छूटी हुई लाइन होती है। एक वैध GST tax invoice में चाहिए: आपका नाम, पता और GSTIN, एक यूनिक serial number, तारीख, खरीदार की जानकारी (रजिस्टर्ड है तो GSTIN के साथ), HSN या SAC code, विवरण और मात्रा, taxable value, CGST/SGST या IGST में बँटा टैक्स रेट और रकम, place of supply, reverse charge वाली लाइन, और हस्ताक्षर। यह लिस्ट CGST Rules के Rule 46 से आती है।
कोई सरकारी टेम्पलेट नहीं है। जैसा चाहें डिज़ाइन कीजिए, लोगो जहाँ मन हो लगाइए। लेकिन फ़ील्ड वैकल्पिक नहीं हैं।
क़ानून असल में invoice पर क्या चाहता है?
इसे चार हिस्सों में सोचिए। आप कौन हैं, किसने ख़रीदा, क्या बेचा गया, और उस पर टैक्स।
आप कौन हैं। आपका क़ानूनी नाम, पता और GSTIN। फिर एक serial number जो लगातार चले और वित्त वर्ष में यूनिक हो, 16 अक्षरों तक। अक्षर, अंक, हाइफ़न और स्लैश सब चलते हैं, तो "LKO/26-27/0143" ठीक है। ब्रांच या डॉक्यूमेंट टाइप के हिसाब से अलग-अलग सीरीज़ चला सकते हैं। और जारी करने की तारीख।
किसने ख़रीदा। खरीदार रजिस्टर्ड है तो उसका नाम, पता और GSTIN। अगर अनरजिस्टर्ड है और taxable value ₹50,000 या उससे ज़्यादा है, तब भी उसका नाम और पता चाहिए, साथ में डिलीवरी का पता, राज्य के नाम और state code के साथ।
क्या बेचा गया। माल के लिए HSN code या सर्विस के लिए SAC code, विवरण, माल के लिए मात्रा और यूनिट (40 NOS, 12 KGS, इस तरह), कुल value, और डिस्काउंट के बाद की taxable value।
टैक्स। CGST, SGST या UTGST, IGST, और लागू हो तो cess का रेट और रकम। Inter-state सप्लाई के लिए राज्य के नाम के साथ place of supply। अगर डिलीवरी का पता place of supply से अलग है, तो वो भी। एक लाइन कि टैक्स reverse charge पर देय है या नहीं, भले जवाब "No" हो। और आख़िर में हस्ताक्षर, या invoice इलेक्ट्रॉनिक रूप से जारी कर रहे हैं तो डिजिटल हस्ताक्षर।
दो अतिरिक्त चीज़ें सिर्फ़ कुछ बिज़नेस पर लागू होती हैं। अगर आप e-invoicing के दायरे में हैं, तो IRN और QR code। और अगर आपका aggregate turnover ₹500 करोड़ से ऊपर है, तो B2C invoice पर dynamic QR code।
मुझे HSN के कितने अंक चाहिए?
| पिछले FY का टर्नओवर | HSN/SAC के अंक |
|---|---|
| ₹5 करोड़ तक | B2B invoice पर 4 अंक (B2C पर वैकल्पिक) |
| ₹5 करोड़ से ऊपर | सभी invoice पर 6 अंक |
Invoice पर यह सही हो गया तो आपके GSTR-1 की HSN summary अपने-आप ठीक बनेगी। इस पर और जानकारी हमारी HSN और SAC गाइड में है।
सही invoice दिखता कैसा है?
यह एक सीधा उदाहरण है। लखनऊ की शर्मा इलेक्ट्रिकल्स, कानपुर की एक इंटीरियर फ़र्म को बेच रही है। दोनों उत्तर प्रदेश में, तो CGST प्लस SGST।
TAX INVOICE ORIGINAL FOR RECIPIENT
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Sharma Electricals Invoice No: SE/26-27/0142
14, Naza Market, Lucknow 226001 Date: 05 Oct 2026
GSTIN: 09ABCDE1234F1Z5 Place of supply: Uttar Pradesh (09)
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Bill to: Rao Interiors Pvt Ltd Ship to: Site Office, Kanpur
GSTIN: 09PQRSX5678K1Z2 Uttar Pradesh (09)
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# Description HSN Qty Rate Taxable CGST SGST
1 LED panel 18W 9405 40 NOS 450.00 18,000.00 9% 1,620 9% 1,620
2 Copper wire 2.5 sqmm 8544 10 RLS 1,850.00 18,500.00 9% 1,665 9% 1,665
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Taxable value: 36,500.00 CGST: 3,285.00 SGST: 3,285.00
Invoice total: ₹43,070.00 (Rupees Forty-three thousand seventy only)
Tax payable on reverse charge: No
For Sharma Electricals
(Authorised Signatory)नाम, GSTIN और रेट सिर्फ़ उदाहरण के लिए गढ़े गए हैं। 22 सितंबर 2025 से GST रेट का ढाँचा बदला गया था, इसलिए अपना item master बनाने से पहले CBIC की साइट पर अपने HSN का मौजूदा रेट देख लीजिए।
CGST और SGST, या IGST?
Invoice पर किसी भी और चीज़ से ज़्यादा लोग यहाँ उलझते हैं। यह place of supply पर निर्भर है, इस पर नहीं कि खरीदार का हेड ऑफ़िस कहाँ है।
आपका ही राज्य? CGST प्लस SGST, आधा-आधा। दूसरा राज्य? पूरे रेट पर IGST।
यह कोई दिखावटी गलती भी नहीं है। जो असल में inter-state बिक्री थी उस पर CGST और SGST लगा दिया, तो आपने टैक्स गलत सरकार को भर दिया। अब आप IGST भरेंगे और फिर गलत टैक्स के refund का इंतज़ार करेंगे, जो धीमा और थकाऊ काम है। इसलिए जब भी खरीदार या डिलीवरी आपके राज्य से बाहर हो, उस फ़ील्ड पर दो सेकंड रुकिए।
इसे कब जारी करना होता है?
| सप्लाई | डेडलाइन |
|---|---|
| माल | माल निकलने से पहले या उसी समय, या जहाँ माल हिलता नहीं वहाँ डिलीवरी पर |
| सर्विस | सप्लाई के 30 दिन के अंदर |
| बैंक, NBFC और बीमा कंपनियों की सर्विस | 45 दिन के अंदर |
| लगातार चलने वाली सप्लाई | कॉन्ट्रैक्ट में दिए पेमेंट शेड्यूल या account statement के हिसाब से |
देर से जारी करने से आपकी टैक्स देनदारी पीछे नहीं खिसकती। Time of supply के नियमों से टैक्स वैसे भी due हो सकता है, और फिर ब्याज का सामना करना पड़ेगा।
कितनी कॉपियाँ?
माल के लिए तीन: Original for Recipient, Duplicate for Transporter और Triplicate for Supplier। अगर आप e-invoicing के तहत IRN बनाते हैं, तो ट्रांसपोर्टर वाली कॉपी छोड़ सकते हैं। सर्विस के लिए दो: original खरीदार के लिए और duplicate आपके लिए।
क्या हमेशा tax invoice ही चाहिए?
नहीं। यह इस पर निर्भर है कि आप क्या कर रहे हैं।
| डॉक्यूमेंट | कब इस्तेमाल करें |
|---|---|
| Tax invoice | रेगुलर रजिस्टर्ड बिज़नेस taxable सप्लाई करता है |
| Bill of supply | Exempt सप्लाई, या composition डीलर की कोई भी बिक्री |
| Revised invoice | रजिस्ट्रेशन की effective date और सर्टिफ़िकेट जारी होने की तारीख के बीच की सप्लाई के लिए |
| Credit या debit note | पहले के invoice की value या टैक्स घटाने या बढ़ाने के लिए |
| Receipt voucher | सर्विस के लिए मिला advance |
| Self-invoice और payment voucher | अनरजिस्टर्ड सप्लायर के लिए reverse charge पर टैक्स भरते समय |
| Delivery challan | बिना बिक्री के माल का आना-जाना, जैसे job work या approval पर भेजा माल |
₹200 से कम की काउंटर बिक्री, अनरजिस्टर्ड ग्राहकों को जो बिल नहीं माँगते, उसके लिए आप दिन के आख़िर में एक consolidated invoice जारी कर सकते हैं।
E-invoicing कब लागू होता है?
अगर FY 2017-18 से अब तक किसी भी वित्त वर्ष में आपका aggregate turnover ₹5 करोड़ पार कर गया, तो आपके B2B invoice को Invoice Registration Portal से IRN और signed QR code चाहिए। Rule 46 के सारे फ़ील्ड फिर भी लागू रहते हैं; IRN उनके ऊपर जुड़ता है। बड़े बिज़नेस (₹10 करोड़ और ऊपर) के लिए IRP पर invoice रिपोर्ट करने की समय सीमा भी है, अभी invoice की तारीख से 30 दिन, लेकिन e-invoice पोर्टल पर कन्फ़र्म कर लीजिए। हमारे e-invoicing पेज पर और जानकारी है।
जो गलतियाँ हम सबसे ज़्यादा देखते हैं
एक ही साल में serial number दोबारा इस्तेमाल करना, या अगस्त 2026 में नंबरिंग फिर से शुरू कर देना क्योंकि किसी ने टेम्पलेट बदल दिया। ऐसा मत कीजिए।
खरीदार के GSTIN में टाइपिंग गलती। Invoice किसी अजनबी के GSTR-2B में पहुँच जाता है, आपके ग्राहक का क्रेडिट जाता है, और आप amendment फाइल कर रहे होते हैं।
Inter-state invoice पर place of supply नहीं। टैक्स समेत क़ीमतें, बिना बँटवारे के। Composition डीलर का "Tax Invoice" छापना और GST वसूलना, जो वो कर ही नहीं सकते। और reverse charge वाली लाइन छोड़ देना क्योंकि "वैसे भी हमेशा No ही होता है"।
भेजने से पहले जल्दी से जाँच लें
- [ ] सही वित्त वर्ष की सीरीज़ और अगला नंबर
- [ ] खरीदार का GSTIN GST पोर्टल पर verify किया
- [ ] सही अंकों के साथ HSN या SAC
- [ ] रेट मौजूदा notification से मिलाया
- [ ] Place of supply भरा, और CGST+SGST या IGST सही चुना
- [ ] Taxable value डिस्काउंट घटाकर है
- [ ] Reverse charge वाली लाइन मौजूद है
- [ ] हस्ताक्षर या डिजिटल हस्ताक्षर किया
- [ ] अगर आप पर e-invoicing लागू है तो IRN और QR
अगर आपके invoice में export, SEZ सप्लाई या taxable और exempt चीज़ें मिली-जुली हैं, तो अपने CA से एक बार जल्दी से जँचवा लेना वक़्त के लायक है।
HelloBooks कैसे मदद करता है
जब आप HelloBooks में invoice बनाते हैं, तो Rule 46 के फ़ील्ड फ़ॉर्म का ही हिस्सा होते हैं: आपका GSTIN, क्रम से नंबरिंग, खरीदार का GSTIN, HSN/SAC, टैक्स का बँटवारा और place of supply। फिर ये invoice आपके GSTR-1 में जाते हैं, जिसे आप Free प्लान पर एक GSTIN के लिए सीधे HelloBooks के अंदर से GST पोर्टल पर फाइल कर सकते हैं। Free पर बने invoice पर एक छोटा "Powered by HelloBooks" बैज होता है। E-invoicing और e-way bill, Pro प्लान पर ₹499/महीना में हैं। ज़्यादा जानकारी के लिए फ्री GST बिलिंग software पेज देखिए।
FAQs
क्या GST invoice का कोई सरकारी टेम्पलेट है?
नहीं। नियम फ़ील्ड बताते हैं, डिज़ाइन नहीं। अपना लोगो, बैंक डिटेल, UPI QR और पेमेंट की शर्तें जैसे चाहें जोड़िए।
क्या invoice नंबर में अक्षर हो सकते हैं?
हाँ। अक्षर, अंक, हाइफ़न और स्लैश, 16 अक्षरों तक, वित्त वर्ष में यूनिक।
क्या B2C बिक्री के लिए GSTIN चाहिए?
नहीं। अनरजिस्टर्ड खरीदारों के लिए उनका नाम, पता और राज्य के साथ डिलीवरी का पता सिर्फ़ तब चाहिए जब taxable value ₹50,000 या उससे ज़्यादा हो।
क्या कंप्यूटर से बने invoice पर हस्ताक्षर चाहिए?
उस पर हस्ताक्षर या डिजिटल हस्ताक्षर होना चाहिए। इलेक्ट्रॉनिक रूप से invoice जारी करने वाले ज़्यादातर बिज़नेस डिजिटल हस्ताक्षर इस्तेमाल करते हैं। अपने सेटअप को लेकर पक्का न हों तो अपने CA से पूछ लीजिए।
मैंने गलत रेट लगा दिया। अब क्या करूँ?
ज़्यादा वसूला तो credit note, कम वसूला तो debit note जारी कीजिए, असली invoice से जोड़कर, और उसे GSTR-1 में रिपोर्ट कीजिए।
एक बार टेम्पलेट ठीक कर लीजिए, फिर वो "दोबारा जारी करें" वाले ईमेल आने बंद हो जाएँगे।
फ्री में शुरू करें — GST फाइलिंग शामिल, कोई कार्ड नहीं। HelloBooks फ्री आज़माएँ
