Key takeaways
What this article covers, in order:
- કાયદો ખરેખર ઇન્વોઇસ પર શું માગે છે?
- HSN ના કેટલા આંકડા જોઈએ?
- સાચું ઇન્વોઇસ કેવું દેખાય?
- CGST અને SGST, કે IGST?
- ઇન્વોઇસ ક્યારે આપવું પડે?
- કેટલી કોપી?
તમારા સૌથી મોટા ગ્રાહકની એકાઉન્ટ્સ ટીમનો ઇમેઇલ આવે છે: "ઇન્વોઇસ ITC માટે માન્ય નથી, ફરી બનાવી મોકલો." કંટાળો આવે, અને મોટે ભાગે કારણ એક જ ખૂટતી લાઇન હોય છે. માન્ય GST ટેક્સ ઇન્વોઇસમાં તમારું નામ, સરનામું અને GSTIN, એક યુનિક સીરિયલ નંબર, તારીખ, ખરીદનારની વિગત (એ રજિસ્ટર્ડ હોય તો GSTIN સાથે), HSN કે SAC કોડ, વર્ણન અને જથ્થો, ટેક્સેબલ વેલ્યુ, CGST/SGST કે IGST માં વહેંચેલો ટેક્સ રેટ અને રકમ, place of supply, રિવર્સ ચાર્જની લાઇન, અને સહી જોઈએ. આ યાદી CGST Rules ના Rule 46 માંથી આવે છે.
સરકારનો કોઈ સત્તાવાર ટેમ્પ્લેટ નથી. ડિઝાઇન તમને ગમે એવી રાખો, લોગો ગમે ત્યાં મૂકો. પણ ફીલ્ડ મરજિયાત નથી.
કાયદો ખરેખર ઇન્વોઇસ પર શું માગે છે?
ચાર ભાગમાં વિચારો. તમે કોણ છો, કોણે ખરીદ્યું, શું વેચાયું, અને એના પર ટેક્સ.
તમે કોણ છો. તમારું કાનૂની નામ, સરનામું અને GSTIN. પછી સીરિયલ નંબર, જે ક્રમસર ચાલે અને નાણાકીય વર્ષમાં યુનિક હોય, વધુમાં વધુ 16 અક્ષર. અક્ષર, આંકડા, હાઇફન અને સ્લેશ બધું ચાલે, એટલે "PUN/26-27/0143" બરાબર છે. બ્રાન્ચ કે ડોક્યુમેન્ટના પ્રકાર પ્રમાણે અલગ સીરીઝ રાખી શકો. અને ઇન્વોઇસ આપ્યાની તારીખ.
કોણે ખરીદ્યું. ખરીદનાર રજિસ્ટર્ડ હોય, તો એનું નામ, સરનામું અને GSTIN. એ અનરજિસ્ટર્ડ હોય અને ટેક્સેબલ વેલ્યુ ₹50,000 કે વધુ હોય, તો પણ નામ અને સરનામું જોઈએ, સાથે રાજ્યનું નામ અને સ્ટેટ કોડવાળું ડિલિવરી સરનામું.
શું વેચાયું. માલ માટે HSN કોડ કે સર્વિસ માટે SAC કોડ, વર્ણન, માલ માટે જથ્થો અને યુનિટ (40 NOS, 12 KGS, એવું), કુલ વેલ્યુ, અને ડિસ્કાઉન્ટ બાદ કર્યા પછીની ટેક્સેબલ વેલ્યુ.
ટેક્સ. CGST, SGST કે UTGST, IGST, અને લાગુ પડતો હોય તો સેસ, એનો રેટ અને રકમ. આંતરરાજ્ય (inter-state) સપ્લાય માટે રાજ્યના નામ સાથે place of supply. ડિલિવરી સરનામું place of supply થી અલગ હોય તો એ. ટેક્સ રિવર્સ ચાર્જ પર ભરવાનો છે કે નહીં એ જણાવતી લાઇન, જવાબ "No" હોય તો પણ. અને છેલ્લે સહી, કે ઇન્વોઇસ ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે આપતા હો તો ડિજિટલ સહી.
બે વધારાની વાત અમુક ધંધાને જ લાગુ પડે. ઇ-ઇન્વોઇસિંગ તમને લાગુ પડતું હોય, તો IRN અને QR કોડ. અને તમારું aggregate ટર્નઓવર ₹500 કરોડથી ઉપર હોય, તો B2C ઇન્વોઇસ પર ડાયનેમિક QR કોડ.
HSN ના કેટલા આંકડા જોઈએ?
| પાછલા FY નું ટર્નઓવર | HSN/SAC ના આંકડા |
|---|---|
| ₹5 કરોડ સુધી | B2B ઇન્વોઇસ પર 4 આંકડા (B2C પર મરજિયાત) |
| ₹5 કરોડથી ઉપર | બધાં ઇન્વોઇસ પર 6 આંકડા |
ઇન્વોઇસ પર સાચું રાખો, તો તમારી GSTR-1 ની HSN સમરી જાતે સરખી બને. આના વિશે વધુ અમારી HSN અને SAC ગાઇડ માં છે.
સાચું ઇન્વોઇસ કેવું દેખાય?
આ રહ્યું એક સાદું ઉદાહરણ. અમદાવાદની પટેલ ઇલેક્ટ્રિકલ્સ ગાંધીનગરની એક ઇન્ટિરિયર ફર્મને માલ વેચે છે. બંને ગુજરાતમાં, એટલે CGST વત્તા SGST.
TAX INVOICE ORIGINAL FOR RECIPIENT
-------------------------------------------------------------------
Patel Electricals Invoice No: PE/26-27/0142
14, Relief Road, Ahmedabad 380001 Date: 05 Oct 2026
GSTIN: 24ABCDE1234F1Z5 Place of supply: Gujarat (24)
-------------------------------------------------------------------
Bill to: Desai Interiors Pvt Ltd Ship to: Site Office, Gandhinagar
GSTIN: 24PQRSX5678K1Z2 Gujarat (24)
-------------------------------------------------------------------
# Description HSN Qty Rate Taxable CGST SGST
1 LED panel 18W 9405 40 NOS 450.00 18,000.00 9% 1,620 9% 1,620
2 Copper wire 2.5 sqmm 8544 10 RLS 1,850.00 18,500.00 9% 1,665 9% 1,665
-------------------------------------------------------------------
Taxable value: 36,500.00 CGST: 3,285.00 SGST: 3,285.00
Invoice total: ₹43,070.00 (Rupees Forty-three thousand seventy only)
Tax payable on reverse charge: No
For Patel Electricals
(Authorised Signatory)નામ, GSTIN અને રેટ સમજાવવા માટે બનાવેલા છે. GST રેટ 22 સપ્ટેમ્બર 2025 થી ફરી ગોઠવાયા છે, એટલે આઇટમ માસ્ટર સેટ કરતા પહેલાં તમારા HSN નો હાલનો રેટ CBIC ની સાઇટ પર ચેક કરી લો.
CGST અને SGST, કે IGST?
ઇન્વોઇસ પર સૌથી વધુ લોકો આમાં જ ગોથું ખાય છે. આ place of supply પર આધાર રાખે છે, ખરીદનારની હેડ ઓફિસ ક્યાં છે એના પર નહીં.
તમારા જ રાજ્યમાં? CGST વત્તા SGST, સરખા ભાગે. બીજા રાજ્યમાં? પૂરા રેટે IGST.
આ ફક્ત દેખાવની ભૂલ પણ નથી. જે ખરેખર આંતરરાજ્ય વેચાણ હતું એના પર CGST અને SGST લગાવો, તો તમે ખોટી સરકારને ટેક્સ ભર્યો. તમારે IGST ભરવો પડશે અને પછી ખોટા ટેક્સના રિફંડની રાહ જોવી પડશે, જે ધીમું અને માથાકૂટવાળું છે. એટલે ખરીદનાર કે ડિલિવરી તમારા રાજ્યની બહાર હોય, ત્યારે એ ફીલ્ડ પર બે સેકન્ડ અટકો.
ઇન્વોઇસ ક્યારે આપવું પડે?
| સપ્લાય | છેલ્લી મુદત |
|---|---|
| માલ | માલ રવાના થાય ત્યારે કે એ પહેલાં, અથવા માલ હલતો ન હોય ત્યાં ડિલિવરી વખતે |
| સર્વિસ | સપ્લાયના 30 દિવસમાં |
| બેંક, NBFC અને ઇન્શ્યોરન્સ કંપનીની સર્વિસ | 45 દિવસમાં |
| સતત (continuous) સપ્લાય | કોન્ટ્રાક્ટમાંના પેમેન્ટ શેડ્યૂલ કે એકાઉન્ટ સ્ટેટમેન્ટ પ્રમાણે |
ઇન્વોઇસ મોડું આપવાથી તમારી ટેક્સ જવાબદારી પાછી ઠેલાતી નથી. Time of supply ના નિયમથી ટેક્સ તો ડ્યૂ થઈ જ શકે, અને પછી વ્યાજ સામે આવે.
કેટલી કોપી?
માલ માટે ત્રણ: Original for Recipient, Duplicate for Transporter અને Triplicate for Supplier. ઇ-ઇન્વોઇસિંગ હેઠળ IRN બનાવો, તો ટ્રાન્સપોર્ટરની કોપી છોડી શકો. સર્વિસ માટે બે: ઓરિજિનલ લેનાર માટે અને ડુપ્લિકેટ તમારા માટે.
શું દર વખતે ટેક્સ ઇન્વોઇસ જ જોઈએ?
ના. તમે શું કરો છો એના પર આધાર છે.
| ડોક્યુમેન્ટ | ક્યારે વાપરવું |
|---|---|
| ટેક્સ ઇન્વોઇસ | રેગ્યુલર રજિસ્ટર્ડ ધંધો ટેક્સેબલ સપ્લાય કરે ત્યારે |
| બિલ ઓફ સપ્લાય | મુક્ત (exempt) સપ્લાય, કે કમ્પોઝિશન ડીલરનું કોઈ પણ વેચાણ |
| રિવાઇઝ્ડ ઇન્વોઇસ | રજિસ્ટ્રેશનની અમલ તારીખ અને સર્ટિફિકેટ મળ્યાની તારીખ વચ્ચેના સપ્લાય માટે |
| ક્રેડિટ કે ડેબિટ નોટ | અગાઉના ઇન્વોઇસની વેલ્યુ કે ટેક્સ ઘટાડવા કે વધારવા |
| રિસીટ વાઉચર | સર્વિસ માટે મળેલા એડવાન્સ માટે |
| સેલ્ફ-ઇન્વોઇસ અને પેમેન્ટ વાઉચર | અનરજિસ્ટર્ડ સપ્લાયર માટે તમે રિવર્સ ચાર્જ હેઠળ ટેક્સ ભરો ત્યારે |
| ડિલિવરી ચલણ | વેચાણ વગર માલ હલે, જેમ કે જોબ વર્ક કે approval પર માલ |
બિલ ન માગતા અનરજિસ્ટર્ડ ગ્રાહકોને ₹200 થી ઓછાના કાઉન્ટર વેચાણ માટે, દિવસના અંતે એક ભેગું (consolidated) ઇન્વોઇસ આપી શકો.
ઇ-ઇન્વોઇસિંગ ક્યારે લાગુ પડે?
FY 2017-18 પછીના કોઈ પણ નાણાકીય વર્ષમાં તમારું aggregate ટર્નઓવર ₹5 કરોડ પાર ગયું હોય, તો તમારાં B2B ઇન્વોઇસને Invoice Registration Portal માંથી IRN અને સહી કરેલો QR કોડ જોઈએ. Rule 46 નાં બધાં ફીલ્ડ તો લાગુ પડે જ; IRN એની ઉપર આવે. મોટા ધંધા (₹10 કરોડ અને ઉપર) માટે IRP પર ઇન્વોઇસ રિપોર્ટ કરવાની સમય મર્યાદા પણ છે, હાલ ઇન્વોઇસ તારીખથી 30 દિવસ, પણ ઇ-ઇન્વોઇસ પોર્ટલ પર કન્ફર્મ કરી લો. અમારા ઇ-ઇન્વોઇસિંગ પેજ પર વધુ માહિતી છે.
અમે સૌથી વધુ જોઈએ છીએ એ ભૂલો
એક જ વર્ષમાં સીરિયલ નંબર ફરી વાપરવો, કે કોઈએ ટેમ્પ્લેટ બદલ્યો એટલે ઓગસ્ટ 2026 માં નંબરિંગ ફરી 1 થી શરૂ કરવું. આવું ન કરો.
ખરીદનારના GSTIN માં ટાઇપિંગની ભૂલ. ઇન્વોઇસ કોઈ અજાણ્યાના GSTR-2B માં જઈ પડે, તમારા ગ્રાહકની ક્રેડિટ જાય, અને તમારે સુધારો (amendment) ફાઇલ કરવો પડે.
આંતરરાજ્ય ઇન્વોઇસ પર place of supply જ નહીં. ટેક્સ સહિતની કિંમત, પણ ટેક્સનું બ્રેકઅપ નહીં. કમ્પોઝિશન ડીલર "Tax Invoice" છાપીને GST વસૂલે, જે એ કરી જ ન શકે. અને "એ તો હંમેશાં No જ હોય" કહીને રિવર્સ ચાર્જની લાઇન કાઢી નાખવી.
મોકલતા પહેલાં ઝડપી ચેક
- [ ] સાચા નાણાકીય વર્ષની સીરીઝ અને આગલો નંબર
- [ ] ખરીદનારનો GSTIN GST પોર્ટલ પર ચકાસેલો
- [ ] સાચા આંકડાવાળો HSN કે SAC
- [ ] રેટ હાલના નોટિફિકેશન સાથે ચેક કરેલો
- [ ] Place of supply ભરેલું, અને CGST+SGST કે IGST સાચું પસંદ કરેલું
- [ ] ટેક્સેબલ વેલ્યુ ડિસ્કાઉન્ટ બાદ કરીને
- [ ] રિવર્સ ચાર્જની લાઇન છે
- [ ] સહી કે ડિજિટલ સહી કરેલું
- [ ] ઇ-ઇન્વોઇસિંગ લાગુ પડતું હોય તો IRN અને QR
તમારાં ઇન્વોઇસમાં એક્સપોર્ટ, SEZ સપ્લાય કે ટેક્સેબલ અને મુક્ત આઇટમનું મિશ્રણ આવતું હોય, તો તમારા CA સાથે એક વાર ઝડપથી રિવ્યૂ કરાવવું વસૂલ છે.
HelloBooks કેવી રીતે મદદ કરે છે
HelloBooks માં ઇન્વોઇસ બનાવો ત્યારે Rule 46 નાં ફીલ્ડ ફોર્મનો જ ભાગ હોય છે: તમારો GSTIN, ક્રમસર નંબરિંગ, ખરીદનારનો GSTIN, HSN/SAC, ટેક્સનું વિભાજન અને place of supply. પછી આ ઇન્વોઇસ તમારા GSTR-1 માં જાય, જે Free પ્લાન પર એક GSTIN માટે તમે HelloBooks ની અંદરથી સીધું GST પોર્ટલ પર ફાઇલ કરી શકો. Free પરનાં ઇન્વોઇસ પર નાનો "Powered by HelloBooks" બેજ હોય છે. ઇ-ઇન્વોઇસિંગ અને ઇ-વે બિલ ₹499/મહિનાના Pro પર છે. વધુ માટે ફ્રી GST બિલિંગ સોફ્ટવેર પેજ જુઓ.
FAQs
GST ઇન્વોઇસનો કોઈ સરકારી ટેમ્પ્લેટ છે?
ના. નિયમો ફીલ્ડની યાદી આપે છે, ડિઝાઇન નહીં. તમારો લોગો, બેંક વિગત, UPI QR અને પેમેન્ટની શરતો ગમે તેમ ઉમેરો.
ઇન્વોઇસ નંબરમાં અક્ષર આવી શકે?
હા. અક્ષર, આંકડા, હાઇફન અને સ્લેશ, વધુમાં વધુ 16 અક્ષર, નાણાકીય વર્ષમાં યુનિક.
B2C વેચાણ માટે GSTIN જોઈએ?
ના. અનરજિસ્ટર્ડ ખરીદનાર માટે એમનું નામ, સરનામું અને રાજ્ય સાથેનું ડિલિવરી સરનામું ફક્ત ત્યારે જ જોઈએ જ્યારે ટેક્સેબલ વેલ્યુ ₹50,000 કે વધુ હોય.
કમ્પ્યુટરથી બનેલા ઇન્વોઇસ પર સહી જોઈએ?
એ સહી કરેલું કે ડિજિટલ સહીવાળું હોવું જોઈએ. ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે ઇન્વોઇસ આપતા મોટા ભાગના ધંધા ડિજિટલ સહી વાપરે છે. તમારા સેટઅપ વિશે શંકા હોય, તો તમારા CA ને પૂછો.
મેં ખોટો રેટ લગાવી દીધો. હવે શું?
વધારે લગાવ્યો હોય તો ક્રેડિટ નોટ, ઓછો લગાવ્યો હોય તો ડેબિટ નોટ આપો, મૂળ ઇન્વોઇસ સાથે જોડીને, અને GSTR-1 માં રિપોર્ટ કરો.
ટેમ્પ્લેટ એક વાર બરાબર બનાવી લો, પછી પેલા "ફરી બનાવી મોકલો" વાળા ઇમેઇલ આવતા બંધ થઈ જશે.
ફ્રીમાં શરૂ કરો — GST ફાઇલિંગ સામેલ, કાર્ડની જરૂર નથી. HelloBooks ફ્રી અજમાવો
