Key takeaways
What this article covers, in order:
- सर्विस फ़र्मों के लिए रजिस्ट्रेशन और रेट
- Advance: पैसा आते ही GST बनता है
- Reimbursements और "pure agent" वाला नियम
- Place of supply: CGST/SGST या IGST?
- Reverse charge वाली services जो एजेंसियाँ अक्सर लेती हैं
- उदाहरण: जयपुर की 12 लोगों वाली digital एजेंसी
एक क्लाइंट अगले महीने शुरू होने वाले campaign के लिए ₹3 लाख का advance देता है। दूसरा ₹1.2 लाख का media spend लौटाता है जो आपने उसकी तरफ़ से भरा था। तीसरा आधे invoice पर विवाद कर रहा है। इन सबका GST में एक जवाब है, और एजेंसियाँ इन्हें जितना आप सोचें उससे ज़्यादा बार गलत करती हैं। अगर आपकी एजेंसी या सर्विस फ़र्म का एक GSTIN है, तो HelloBooks GSTR-1 और GSTR-3B फ्री में, सीधे GST portal पर फाइल करता है। एजेंसियों के लिए Free काफ़ी है या नहीं, ये अक्सर invoices की गिनती से नहीं, users की गिनती से तय होता है। इस पर नीचे और बात करेंगे।
सर्विस फ़र्मों के लिए रजिस्ट्रेशन और रेट
सर्विस बिज़नेस के लिए threshold ₹20 लाख aggregate turnover है (special category states में ₹10 लाख)। ज़्यादातर एजेंसियाँ अपने पहले अच्छे साल में ही इसे पार कर लेती हैं, और कई उससे पहले ही रजिस्टर कर लेती हैं क्योंकि corporate क्लाइंट ज़िद करते हैं।
लगभग हर एजेंसी सर्विस 18% पर है:
| सर्विस | आमतौर पर SAC | रेट |
|---|---|---|
| Advertising और digital marketing | 998361 / 998365 group | 18% |
| PR और event management | 998397 / 998596 group | 18% |
| Recruitment और staffing | 998511 / 998512 group | 18% |
| IT services और web development | 998313 / 998314 | 18% |
| Architecture और interior design | 998321 / 998322 group | 18% |
| Business consultancy | 998311 | 18% |
Code वो चुनिए जो आपके contract से मेल खाए, आपकी कंपनी के नाम से नहीं। हमारा HSN/SAC page मदद करता है।
Advance: पैसा आते ही GST बनता है
Services के लिए, अगर अभी तक invoice जारी नहीं हुआ है, तो advance मिलते ही उस पर GST देय होता है। 25 अक्टूबर 2026 को मिला ₹3 लाख का campaign advance Oct 2026 की return में taxable है, भले ही काम Nov 2026 में शुरू हो।
आप receipt voucher जारी करते हैं, उस महीने advance पर GST भरते हैं, और final invoice जाने पर उसे adjust करते हैं। अगर डील टूट जाए और आप advance लौटा दें, तो refund voucher जारी करके टैक्स adjust कीजिए। जो एजेंसियाँ सिर्फ़ प्रोजेक्ट के आख़िर में बिल करती हैं, वो advance आने वाले महीने में कम GST भरती हैं और बाद में interest के साथ भरपाई करती हैं।
Reimbursements और "pure agent" वाला नियम
ये है एजेंसी वाला असली सवाल। जब आप क्लाइंट की तरफ़ से कुछ भरते हैं, जैसे media spend, यात्रा, छपाई या सरकारी फ़ीस, और फिर उसे वसूलते हैं, तो क्या वो रकम आपकी taxable value का हिस्सा है?
सिर्फ़ तब, जब आप Rule 33 की pure agent वाली शर्तें पूरी नहीं करते। मोटे तौर पर, reimbursement आपकी taxable value से बाहर रहता है अगर ये सब सही हों:
- उस खर्च के लिए क्लाइंट के pure agent की तरह काम करने का आपका contract है।
- जो सामान या services आप ले रहे हैं, उन्हें आप न रखते हैं न इस्तेमाल करते हैं।
- आप ठीक-ठीक उतनी ही रकम वसूलते हैं, invoice पर अलग दिखाकर।
- ये supply आपकी अपनी services के अलावा है।
Media buying में ये बात असली हो जाती है। अगर आपकी एजेंसी अपने नाम से ad inventory खरीदती है और markup के साथ आगे बेचती है, तो आप principal हैं, और पूरी रकम पर GST लगता है। अगर media क्लाइंट के नाम पर खरीदा गया है (मसलन, ad platform सीधे क्लाइंट को बिल करता है) और आप सिर्फ़ उसे manage करते हैं, तो आप अपनी फ़ीस पर GST लगाते हैं। ये इंतज़ाम अलग-अलग होते हैं, इसलिए अपने contracts किसी CA के साथ पढ़िए। गलती हुई तो या तो क्लाइंट से ज़्यादा वसूली होगी या टैक्स कम भरा जाएगा।
Place of supply: CGST/SGST या IGST?
ज़्यादातर B2B services में place of supply रजिस्टर्ड क्लाइंट की location होती है। आपकी जयपुर की एजेंसी अगर मुंबई के क्लाइंट को बिल करती है, तो IGST 18% लगाती है। राजस्थान के क्लाइंट को बिल करने पर CGST 9% + SGST 9%। Events और immovable property से जुड़ी services के अपने नियम हैं। आपके organise किए conference पर टैक्स वहाँ लगता है जहाँ event होता है, और राज्य के बाहर बड़े events के लिए इससे रजिस्ट्रेशन के सवाल उठ सकते हैं। विदेश के क्लाइंट के लिए service export बन सकती है, जो LUT के तहत zero-rated है, और LUT आप GST portal पर ख़ुद फाइल करते हैं।
Reverse charge वाली services जो एजेंसियाँ अक्सर लेती हैं
कुछ services जो आप खरीदते हैं, उन पर GST reverse charge में लगता है, जिसे आप cash में भरते हैं और फिर ITC के रूप में वापस क्लेम करते हैं:
- किसी individual advocate या law firm की legal services
- किसी business entity से ली गई sponsorship services
- Goods transport agency (GTA) services, जब तक GTA ने forward charge का विकल्प न चुना हो
- बिना रजिस्ट्रेशन वाले मकान-मालिक से commercial किराया, 10 अक्टूबर 2024 से कई मामलों में
जो एजेंसियाँ events sponsor करती हैं या contracts के लिए बाहर के वकील रखती हैं, उन्हें ये हर महीने चेक करना चाहिए।
उदाहरण: जयपुर की 12 लोगों वाली digital एजेंसी
ये रहा Nov 2026 (उदाहरण के लिए):
| Value | GST | |
|---|---|---|
| राजस्थान के क्लाइंट्स से retainers | ₹6,00,000 | ₹54,000 + ₹54,000 |
| दूसरे राज्यों के क्लाइंट्स से retainers | ₹8,00,000 | ₹1,44,000 IGST |
| Dec 2026 के प्रोजेक्ट का advance (कर्नाटक का क्लाइंट) | ₹2,00,000 | ₹36,000 IGST |
| Pure agent के रूप में लौटाया गया media (taxable value से बाहर) | ₹5,00,000 | Nil |
| Output tax | ₹2,88,000 | |
| Freelance designers और software tools (2B में) | ₹3,00,000 | ₹54,000 ITC |
| रजिस्टर्ड मकान-मालिक को ऑफ़िस का किराया | ₹1,50,000 | ₹27,000 ITC |
| Law firm को legal fees (RCM) | ₹50,000 | ₹9,000 cash में भरा, फिर ₹9,000 ITC |
कुल ITC ₹90,000 है: forward-charge bills पर ₹81,000 और ₹9,000 का RCM credit। इससे ₹2,88,000 − ₹90,000 = ₹1,98,000 output tax cash में भरना बचता है। इसमें ₹9,000 का RCM टैक्स जोड़िए, जो ख़ुद cash में ही भरना होता है, और इस महीने cash में करीब ₹2,07,000 जाते हैं।
सर्विस बिज़नेस ट्रेडर्स से कहीं ज़्यादा cash GST भरते हैं, क्योंकि उनका सबसे बड़ा खर्च, यानी तनख़्वाह, पर कोई GST नहीं होता। ये सामान्य है। 20 तारीख के लिए cash का इंतज़ाम पहले से कीजिए।
GSTR-1 11 दिसंबर 2026 और GSTR-3B 20 दिसंबर 2026 को due है। जब Dec 2026 के प्रोजेक्ट का invoice जाएगा, तो advance पर पहले भरा गया ₹36,000 adjust हो जाएगा।
विवाद, credit notes और डूबा पैसा
अगर कोई क्लाइंट invoice के हिस्से पर विवाद करे और आप उसे घटाने पर राज़ी हों, तो GST credit note जारी कीजिए। FY 2026-27 के invoices के लिए deadline 30 नवंबर 2027 है, या उस साल की annual return फाइल करने की तारीख, अगर वो पहले हो। ये चूक गई तो आप टैक्स नहीं घटा सकते।
सीधे-सादे bad debt पर, जहाँ invoice सही है पर क्लाइंट कभी पेमेंट नहीं करता, GST में कोई राहत नहीं है। आपने टैक्स भर दिया और वो भरा ही रहता है। इसलिए अगली return से पहले अपनी वसूली के पीछे पड़िए, बाद में नहीं।
Free, या टीम के लिए Pro?
HelloBooks Free में साल के 200 ट्रांज़ैक्शन और 2 users आते हैं। आठ retainer क्लाइंट वाली एजेंसी साल में करीब 96 sales invoices बनाती है और शायद 60 से 80 bills पाती है, तो volume किसी तरह फ़िट हो सकता है। एजेंसियों को upgrade की तरफ़ आमतौर पर users की लिमिट धकेलती है। जैसे ही आपके account manager, finance executive और CA, तीनों को access चाहिए, आप 2 से आगे निकल जाते हैं।
₹499/महीना वाला Pro unlimited users और roles देता है, ताकि आपके account managers P&L देखे बिना invoices बना सकें। ये GSTR-9 भी फाइल करने के लिए तैयार generate करता है, और अगर आप दूसरे राज्य में branch खोलें तो आपकी entity का हर GSTIN कवर करता है। pricing देखिए, या इस trade-off के विस्तार के लिए free vs paid GST software पढ़िए।
HelloBooks कैसे मदद करता है
HelloBooks ऐप के अंदर से ही GSTR-1 और GSTR-3B सीधे GST portal पर फाइल करता है। Invoices, quotes और bills एक ही books में रहते हैं, तो quote दोबारा टाइप किए बिना invoice बन सकता है। GSTR-2B reconciliation freelancer और software bills का ITC ट्रैक करता है। AR aging दिखाता है कि कौन-से क्लाइंट पिछड़ रहे हैं, जो तब मायने रखता है जब आप उनके invoices पर GST पहले ही भर चुके हों। Razorpay और Cashfree की वसूली, बैंक स्टेटमेंट इम्पोर्ट के साथ, reconcile हो सकती है। और GSTR-3B फाइल करने से पहले आपको GST portal का अपना interest और late fee का आँकड़ा दिखेगा।
FAQs
क्या मुझे क्लाइंट से मिले advance पर GST भरना होता है?
Services के लिए, हाँ। जिस महीने advance मिलता है उसी महीने GST देय होता है, जब तक आप invoice पहले ही जारी न कर चुके हों।
क्या क्लाइंट से लौटाया गया media spend एजेंसी के लिए taxable है?
नहीं, अगर आप सच में Rule 33 के तहत pure agent की तरह काम करते हैं और ठीक-ठीक लागत वसूलते हैं। अगर आप अपने नाम से media खरीदकर आगे बेचते हैं, तो पूरी रकम पर GST लगता है।
क्या दूसरे राज्य के क्लाइंट से IGST लेना चाहिए?
ज़्यादातर B2B services में, हाँ, क्योंकि place of supply क्लाइंट की location है। Events और property से जुड़ी services अलग नियमों पर चलती हैं।
अगर क्लाइंट कभी पेमेंट न करे तो क्या GST वापस मिल सकता है?
नहीं। सीधे bad debts से GST नहीं घटता। सिर्फ़ समय-सीमा के अंदर जारी किया गया valid credit note ही घटाता है।
HelloBooks Free कितने लोग इस्तेमाल कर सकते हैं?
दो। ₹499/महीना वाला Pro unlimited users और roles देता है।
अपने contracts में advance और pure agent वाला हिसाब सही बैठा लीजिए, फिर monthly return ज़्यादातर अपने आप संभल जाती है।
फ्री में शुरू कीजिए — GST फाइलिंग शामिल, कोई कार्ड नहीं। Try HelloBooks Free
