Key takeaways
What this article covers, in order:
- GST data நீங்கள் நினைப்பதை விட ஏன் அதிக முக்கியமானது?
- உங்கள் login பற்றிய கேள்விகள்
- GST portal access பற்றிய கேள்விகள்
- உங்கள் data பற்றிய கேள்விகள்
- வெளியேறுவது பற்றிய கேள்விகள்
- Print செய்து வைத்துக்கொள்ளக்கூடிய மதிப்பெண் தாள்
சுந்தர் இரண்டு வருட invoice-களை ஒரு இலவச GST app-ல் upload செய்யப் போனபோது, அவருடைய மகள் ஒரு நியாயமான கேள்வி கேட்டாள்: "அப்பா, இதையெல்லாம் வேற யாரெல்லாம் பார்க்க முடியும்?" அவருக்குத் தெரியவில்லை. நேர்மையான பதில் இதுதான். இலவச GST software, paid software அளவுக்கே பாதுகாப்பாக இருக்க முடியும், ஏனென்றால் விலை மட்டுமே பாதுகாப்பைப் பற்றி எதையும் சொல்லாது. முக்கியமானது, vendor உங்கள் login-ஐ, உங்கள் GST portal access-ஐ, உங்கள் data-வை, வெளியேறும் உங்கள் உரிமையை எப்படிக் கையாளுகிறது என்பதுதான். 12 எளிய கேள்விகள் கேட்டு அதைக் கண்டுபிடிக்கலாம்.
GST data நீங்கள் நினைப்பதை விட ஏன் அதிக முக்கியமானது?
ஒரு வருடத்துக்குப் பிறகு உங்கள் GST software-ல் என்னென்ன இருக்கும் என்று யோசியுங்கள். ஒவ்வொரு வாடிக்கையாளரின் GSTIN. ஒவ்வொரு சப்ளையர். மாதாந்திர விற்பனை, லாப வரம்பு, வரிப் பொறுப்பு. Bank statement-களை import செய்தால், உங்கள் bank transactions-ம். அந்த software உங்கள் பெயரில் ரிட்டர்ன்களை submit செய்யவும் முடியலாம்.
ஐந்து நிமிட sign-up-ல் ஒப்படைக்க இது நிறைய. நல்ல செய்தி என்னவென்றால், ஒரு vendor-ஐ மதிப்பிட நீங்கள் technical ஆளாக இருக்க வேண்டியதில்லை. சரியான கேள்விகள் வேண்டும், ஒரு பதில் மழுப்பலாகும்போது அதைக் கவனிக்கவும் வேண்டும்.
உங்கள் login பற்றிய கேள்விகள்
1. Two-step login-ஐ on செய்ய முடியுமா? சிறு வியாபாரங்களின் பெரும்பாலான account பிரச்சனைகளில், தனியாக இருக்கும் password தான் பலவீனமான இடம். Login செய்யும்போது SMS, email அல்லது authenticator app மூலம் one-time code வருகிறதா என்று பாருங்கள்.
2. என் CA-வுக்கும் staff-க்கும் தனித்தனி login கிடைக்குமா? மூன்று பேர் ஒரே password-ஐப் பகிர்ந்தால், யார் எதை மாற்றினார்கள் என்று யாராலும் சொல்ல முடியாது. தனித்தனி users இருந்தால், ஒருவர் வேலையை விட்டுப் போகும் நாளே, உங்கள் சொந்த password-ஐ மாற்றாமலேயே அவரை நீக்கிவிடலாம்.
3. ஒவ்வொருவரும் என்ன செய்யலாம் என்று கட்டுப்படுத்த முடியுமா? உங்கள் billing உதவியாளர் ரிட்டர்ன் ஃபைல் செய்யத் தேவையில்லை. உங்கள் CA ஃபைல் செய்ய வேண்டியிருக்கலாம், ஆனால் invoice-களை delete செய்ய அவருக்குக் காரணமே இல்லை. Roles இருக்கிறதா, எந்த plan-ல் என்று கேளுங்கள்.
GST portal access பற்றிய கேள்விகள்
4. என் OTP அல்லது கையொப்பம் இல்லாமல் ஏதாவது ஃபைல் ஆகுமா? பதில் ஒரே வார்த்தையில் "இல்லை" என்று இருக்க வேண்டும். நல்ல GST software உங்கள் portal password-ஐ என்றென்றும் வைத்திருக்கத் தேவையில்லை. பொதுவாக, உங்கள் பதிவு செய்த mobile அல்லது email-க்கு வரும் OTP மூலம் ஒரு ஃபைலிங் session-க்கு அனுமதி தருகிறீர்கள், ஒவ்வொரு ரிட்டர்னுக்கும் உங்கள் EVC அல்லது DSC இன்னும் தேவை.
5. ரிட்டர்ன் போவதற்கு முன் அதை முழுமையாகப் பார்க்க முடியுமா? Submit அழுத்தும் முன், GSTR-1, GSTR-3B-ன் ஒவ்வொரு table-ஐயும், கட்ட வேண்டிய வரியையும், ஏதாவது வட்டி அல்லது late fee இருந்தால் அதையும் பார்க்க வேண்டும். சுருக்கம் அல்ல. முழுவதும்.
உங்கள் data பற்றிய கேள்விகள்
6. என் data எங்கே சேமிக்கப்படுகிறது, encrypt செய்யப்படுகிறதா? பரிமாற்றத்தின்போது (உங்கள் browser-ல் இருக்கும் அந்தப் பூட்டு) encryption, சேமிப்பில் (அவர்களுடைய servers-ல்) encryption பற்றிக் கேளுங்கள். Data இந்தியாவுக்குள்ளேயே இருக்க வேண்டும் என்று உங்கள் clients விரும்பினால், அது எந்த நாட்டில் இருக்கிறது என்று கேளுங்கள்.
7. உங்கள் நிறுவனத்தில் யார் என் கணக்குகளைப் பார்க்க முடியும்? ஏதாவது சரிசெய்ய, support staff சில நேரம் ஒரு account-ஐப் பார்க்க வேண்டியிருக்கும். நல்ல பதில், அது எப்போது நடக்கும், உங்களிடம் முதலில் கேட்பார்களா என்பதை விளக்கும்.
8. என் data-வை விற்கிறீர்களா, எனக்கு ads காட்டுகிறீர்களா, அதை வைத்து AI-க்குப் பயிற்சி தருகிறீர்களா? இலவசப் பொருட்களுக்கு இது அதிகம் முக்கியம், ஏனென்றால் vendor தன் செலவுகளை எப்படிச் சமாளிக்கிறது என்று தெரிந்துகொள்ள வேண்டும். Privacy policy-ஐப் படியுங்கள். AI வசதிகள் இருந்தால், அவை எந்த data-வைப் பயன்படுத்துகின்றன, அது உங்கள் account-ஐ விட்டு வெளியே போகிறதா என்று கேளுங்கள்.
9. உங்களுக்கு breach நடந்தால் என்ன ஆகும்? உங்களிடம் சொல்வார்களா, எவ்வளவு விரைவாக, எப்படி? இந்தியாவின் Digital Personal Data Protection Act, 2023, personal data-வைக் கையாளும் வியாபாரங்களுக்குக் கடமைகளை விதிக்கிறது. இதைப் பற்றி யோசித்திருக்கும் vendor தடுமாறாமல் பதில் சொல்லும்.
வெளியேறுவது பற்றிய கேள்விகள்
10. இலவச plan-ல் என் data-வை export செய்ய முடியுமா? எந்த reports, பதிவுகளை, எந்த format-களில் download செய்யலாம், exports paid users-க்கு மட்டும்தானா என்று கண்டுபிடியுங்கள். எது இல்லை என்று எழுதி வைத்துக்கொள்ளுங்கள், அப்போதுதான் அதற்கு மாற்று வழி தேட முடியும்.
11. நான் வெளியேறிய பிறகு என் data என்ன ஆகும்? எவ்வளவு காலம் வைத்திருப்பார்கள், delete செய்யச் சொல்லிக் கேட்கலாமா என்று கேளுங்கள். Annual return due date-க்குப் பிறகு பல வருடங்களுக்குக் கணக்குப் புத்தகங்களையும் பதிவுகளையும் வைத்திருக்க வேண்டும் என்று GST சட்டம் எதிர்பார்க்கிறது என்பதையும் நினைவில் வையுங்கள். ஆகவே vendor என்ன செய்தாலும், உங்களிடம் சொந்தமாக ஒரு காப்பி இருக்க வேண்டும்.
12. இலவச plan அடுத்த வருடமும் இருக்குமா? அதற்குக் காலாவதித் தேதி உண்டா, விதிமுறைகள் மாறினால் எவ்வளவு முன்னறிவிப்பு கிடைக்கும் என்று கேளுங்கள். ஒரு வருடக் கணக்குகளை அதில் போடும் முன் தெரிந்துகொள்வது நல்லது.
Print செய்து வைத்துக்கொள்ளக்கூடிய மதிப்பெண் தாள்
| கேள்வி | தெளிவான ஆம் | மழுப்பல் | இல்லை | குறிப்புகள் |
|---|---|---|---|---|
| 1. Two-step login | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 2. தனித்தனி user login-கள் | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 3. Roles, permissions | ☐ | ☐ | ☐ | எந்த plan? |
| 4. ஃபைலிங்குக்கு என் OTP அல்லது கையொப்பம் தேவை | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 5. ஃபைல் செய்யும் முன் முழு preview | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 6. Encryption, சேமிப்பு இடம் | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 7. Staff access கொள்கை | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 8. Data விற்பனை இல்லை, தெளிவான AI கொள்கை | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 9. Breach அறிவிப்பு | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 10. இலவச plan-ல் export | ☐ | ☐ | ☐ | எது விடுபட்டிருக்கிறது? |
| 11. வைத்திருத்தல், delete செய்தல் | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 12. இலவச plan நிரந்தரமா | ☐ | ☐ | ☐ |
மழுப்பலான பதில் தானாகவே மோசம் என்று அர்த்தமில்லை. சிறிய vendor-கள் சில நேரம் விஷயங்களை எழுதி வைத்திருக்க மாட்டார்கள், அவ்வளவுதான். ஆனால் 4, 5, 8-க்கு ஒரு vendor நேரடியான பதில் தர முடியவில்லை என்றால், நிதானமாக யோசியுங்கள்.
உண்மையைச் சொன்னால், பெரும்பாலான பிரச்சனைகள் உங்கள் கடையிலேயே ஆரம்பிக்கின்றன
Vendor பாதுகாப்பு கதையின் பாதி மட்டுமே. நாங்கள் பார்க்கும் சிறு வியாபாரங்களில், பிரச்சனை பொதுவாக இன்னும் சாதாரணமானது. Billing counter அருகே sticky note-ல் எழுதி ஒட்டிய பொது password. Jan 2026-ல் வேலையை விட்டுப் போன salesman-க்கு Oct 2026-லும் login இருப்பது. "யார் ஃப்ரீயா இருக்காங்களோ அவங்க ஃபைல் பண்ணுங்க" என்று WhatsApp-ல் forward செய்யப்பட்ட OTP. GST notice போலத் தெரிந்து, "உங்கள் account-ஐ verify செய்யுங்கள்" என்று கேட்கும் email. Screen lock இல்லாமல் கடை முழுவதும் பயன்படுத்தும் ஒரே laptop.
இதில் கிட்டத்தட்ட எல்லாவற்றையும் ஒரு மதியப் பொழுதில் சரிசெய்துவிடலாம். Two-step login எங்கெல்லாம் இருக்கிறதோ அங்கெல்லாம் on செய்யுங்கள். ஒவ்வொருவருக்கும் தனி user கொடுங்கள், அவர்கள் போகும் நாளே நீக்குங்கள். GST OTP-ஐ கையெழுத்திட்ட காசோலை போல நடத்துங்கள், காசோலை கொடுக்க மாட்டீர்கள் என்ற யாரிடமும் அதைக் கொடுக்காதீர்கள். Notice-களை எப்போதும் நீங்களே gst.gov.in-ல் login செய்து திறங்கள், email link வழியாக ஒருபோதும் வேண்டாம். ஒவ்வொரு காலாண்டு முடிவிலும், முக்கியமான reports-ஐ download செய்து, உங்கள் கட்டுப்பாட்டில் இருக்கும் இடத்தில் வைத்துக்கொள்ளுங்கள்.
பணம் கட்டினால் பாதுகாப்பு கூடுமா?
அது மட்டுமே போதாது. பெரும்பாலான vendor-களிடம், இலவச, paid accounts இரண்டுக்கும் அதே servers, அதே encryption, அதே staff விதிகள்தான். Paid plans பொதுவாகச் சேர்ப்பது அதிகக் கட்டுப்பாடு: யாரும் login-ஐப் பகிராத அளவுக்கு அதிக users, நுணுக்கமான roles, அதிக GSTIN-கள். ஆகவே ஒரு vendor-ஐ அது வசூலிக்கும் விலையை வைத்து அல்ல, அதன் பதில்களை வைத்து மதிப்பிடுங்கள்.
HelloBooks எப்படி உதவுகிறது
எதையும் எங்கள் வார்த்தையை நம்பி ஏற்பதை விட, இந்த 12 கேள்விகளையும் நீங்கள் எங்களிடம் கேட்பதையே விரும்புகிறோம். ஆகவே அவற்றை எங்கள் support team-இடம் கேட்டு, பதில்களை நீங்களே மதிப்பிடுங்கள்.
இந்த checklist-உடன் தொடர்புடைய சில product உண்மைகள். HelloBooks Free-ல் 2 users உண்டு, ஆகவே உங்கள் CA உங்களுடையதைக் கடன் வாங்காமல் அதே கணக்குப் புத்தகங்களில் தனக்கென்று login பெறுகிறார். Pro (₹499/மாதம்) வரம்பில்லாத users, roles-ஐச் சேர்க்கிறது. GSTR-1, GSTR-3B HelloBooks-க்குள் இருந்தே நேரடியாக GST portal-க்கு ஃபைல் செய்யப்படுகின்றன, submit செய்யும் முன் ரிட்டர்னைப் பார்க்கிறீர்கள், GSTR-3B-ல் GST portal-ன் சொந்த வட்டி, late fee தொகை உட்பட. நீங்கள் எந்த software பயன்படுத்தினாலும், ஃபைல் செய்த ரிட்டர்ன்கள் உங்கள் GSTIN-ன் கீழ் GST portal-ல் இருக்கும். இலவச plan ₹0, கார்டு தேவையில்லை, காலாவதி இல்லை.
இலவச accounting software plan-ல் என்ன இருக்கிறது, HelloBooks-ல் GST ரிட்டர்ன்கள் எப்படி வேலை செய்கின்றன என்று பாருங்கள்.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள் (FAQs)
Desktop software-ஐ விட cloud GST software குறைவான பாதுகாப்பானதா?
இயல்பாக அப்படி இல்லை. Desktop software data-வை உங்கள் கணினியிலேயே வைத்திருக்கும், அது vendor பக்க அபாயத்தைத் தவிர்க்கும், ஆனால் திருட்டு, பழுதான hard disk, யாரும் எடுக்காத backup போன்றவற்றுக்கு உங்களை வெளிப்படுத்தும். Cloud software அந்த அபாயத்தை vendor-இடம் மாற்றுகிறது. இரண்டிலும் சாதக பாதகங்கள் உண்டு. அது எங்கே ஓடுகிறது என்பதை விட, எவ்வளவு நன்றாக நிர்வகிக்கப்படுகிறது என்பதுதான் முக்கியம்.
என் GST portal password-ஐ software-க்குக் கொடுக்கலாமா?
முதலில் authorisation எப்படி வேலை செய்கிறது என்று vendor-இடம் கேளுங்கள். ஒவ்வொரு ஃபைலிங் session-ம் OTP மூலம் அனுமதிக்கப்பட்டு, ஒவ்வொரு ரிட்டர்னிலும் நீங்கள் EVC அல்லது DSC மூலம் கையொப்பமிடும் software-ஐயே விரும்புங்கள்.
என் CA எனக்காகப் பாதுகாப்பாக ஃபைல் செய்ய முடியுமா?
முடியும். உங்கள் software-ல் அவருக்குத் தனி user கொடுங்கள், ஒவ்வொரு ரிட்டர்னுக்கும் யார் இறுதி ஒப்புதல் தருவது என்று எழுத்தில் ஒப்புக்கொள்ளுங்கள். அந்த ஒப்பந்தம் இல்லாமல் chat-ல் OTP-களை forward செய்துகொண்டே இருக்காதீர்கள்.
யாராவது என் account-ஐத் தவறாகப் பயன்படுத்தியதாகச் சந்தேகம் வந்தால்?
உங்கள் password-ஐ மாற்றுங்கள், உங்களுக்குத் தெரியாத users-ஐ நீக்குங்கள், நீங்கள் செய்யாத ஃபைலிங் ஏதாவது GST portal-ல் இருக்கிறதா என்று பாருங்கள், vendor-ஐத் தொடர்புகொள்ளுங்கள். தவறான ரிட்டர்ன் ஃபைல் ஆகியிருந்தால், அதை எப்படிச் சரிசெய்வது என்று ஒரு CA-விடம் பேசுங்கள்.
ஒரு சின்னக் கடைக்கு privacy policy உண்மையில் முக்கியமா?
முக்கியம்தான். உங்கள் வாடிக்கையாளர்கள், சப்ளையர்களின் பெயர்கள், GSTIN-கள், phone எண்கள் நீங்கள் பொறுப்பேற்க வேண்டிய data. ஆகவே உங்கள் vendor அவற்றை எப்படி நடத்துகிறது என்று தெரிந்துகொள்வது பயனுள்ளது.
கேள்விகளைக் கேளுங்கள், பதில்களை எழுதி வையுங்கள், உங்கள் CA-விடம் சத்தமாகப் படித்துக் காட்டத் தயங்காத பதில்களைத் தந்த vendor-ஐத் தேர்ந்தெடுங்கள்.
இலவசமாகத் தொடங்குங்கள் — GST ஃபைலிங் உட்பட, கார்டு தேவையில்லை. HelloBooks-ஐ இலவசமாக முயற்சிக்கவும்
