Key takeaways
What this article covers, in order:
- "GST करना" में असल में क्या-क्या आता है?
- सब खुद, सब CA पर, या बीच में कुछ?
- खुद करना कब सुरक्षित है?
- CA कब ज़रूर होना चाहिए?
- हर रास्ते का असली खर्च क्या है?
- CA के साथ बुक्स असल में कैसे बांटें?
19 तारीख है। आपका CA फोन नहीं उठा रहा, GSTR-3B कल ड्यू है, और आपको अचानक एहसास होता है कि इस महीने का देय टैक्स कितना है, आपको कुछ अंदाज़ा नहीं। यही वो पल है जब ज़्यादातर मालिक सोचने लगते हैं कि क्यों न खुद ही फाइल कर लें। अगर आपका बिज़नेस छोटा है, देश के अंदर ही है और इनवॉइस साफ-सुथरे हैं, तो आप कर सकते हैं। अगर एक्सपोर्ट, रिवर्स चार्ज, कई राज्य या कोई नोटिस है, तो CA का एक-एक रुपया वसूल है। और ज़्यादातर बढ़ते बिज़नेस के लिए समझदारी वाला जवाब बीच में है: बुक्स आप रखें और रोज़मर्रा की फाइलिंग संभालें, CA रिव्यू करे और मुश्किल हिस्से ले, और दोनों एक ही बुक्स में काम करें।
"GST करना" में असल में क्या-क्या आता है?
काम को टुकड़ों में बांट लें तो फैसला आसान हो जाता है, क्योंकि ये "सब या कुछ नहीं" वाली बात नहीं है।
एक है रिकॉर्ड करना: इनवॉइस बनाना, खरीद के बिल डालना, पेमेंट दर्ज करना। फिर मिलान: खरीद को GSTR-2B से मिलाना और ये पक्का करना कि ग्राहकों को आपके इनवॉइस दिखें। फिर उन बुक्स से GSTR-1 और GSTR-3B तैयार करना, और फाइल करना, यानी सबमिट करना, पेमेंट करना और EVC या DSC से साइन करना। फिर आता है विवेक का काम, जैसे कोई क्रेडिट ब्लॉक्ड है या नहीं, या प्लेस ऑफ सप्लाई क्या है। और आखिर में पैरवी: नोटिस, ऑडिट, सालाना रिटर्न।
सॉफ्टवेयर पहले चार काम काफी हल्के कर देता है। विवेक और पैरवी वो जगह है जहां प्रोफेशनल अपनी फीस कमाता है।
सब खुद, सब CA पर, या बीच में कुछ?
| सब आप करें | सब CA करे | आप + CA साझा बुक्स में | |
|---|---|---|---|
| लेनदेन रिकॉर्ड करना | आप | आप कागज़ भेजें, CA की टीम एंट्री करे | आप |
| GSTR-2B मिलान | आप | CA | आप, अजीब मामलों को CA देखे |
| GSTR-1 और 3B फाइल करना | आप | CA | CA की हामी के बाद आप, या CA |
| सालाना रिटर्न, नोटिस | आप (जोखिम भरा) | CA | CA |
| खर्च | सिर्फ सॉफ्टवेयर | मासिक रिटेनर | कम, रिव्यू वाली फीस |
| आपका समय | सबसे ज़्यादा | सबसे कम | बीच का |
| महंगी गलती का जोखिम | कुछ भी पेचीदा हो तो ज़्यादा | सबसे कम | कम |
| अपने आंकड़ों की कितनी समझ | अच्छी | अक्सर कम | अच्छी |
हम CA की फीस नहीं बताएंगे। शहर, वॉल्यूम और काम के दायरे के हिसाब से ये बहुत अलग होती है। दो-तीन CA से अपनी स्थिति के लिए लिखित दायरा और फीस मांगिए, और बराबर चीज़ों की तुलना कीजिए।
खुद करना कब सुरक्षित है?
खुद करना तब चलता है जब इनमें से ज़्यादातर बातें सच हों। एक राज्य में एक GSTIN है। ज़्यादातर बिक्री भारत के अंदर, सामान्य रेट पर होती है। महीने में इनवॉइस दर्जनों में हैं, हज़ारों में नहीं। आप शायद ही कभी अनरजिस्टर्ड सप्लायर से खरीदते हैं और रिवर्स चार्ज वाली सर्विस का पेमेंट नहीं करते। बिज़नेस में कोई GST पोर्टल पर सहज है। और आपने हमेशा समय पर फाइल किया है और कभी नोटिस नहीं आया।
महीने में आठ क्लाइंट को बिल करने वाला फ्रीलांस कंसल्टेंट इसमें अच्छे से फिट होता है। वैसे ही हर महीने उन्हीं दर्जन भर सप्लायरों वाली छोटी दुकान।
CA कब ज़रूर होना चाहिए?
अगर इनमें से कुछ भी लागू हो, तो मदद लीजिए, या जो CA है उसे बनाए रखिए:
- एक्सपोर्ट या SEZ सप्लाई, जहां ज़ीरो-रेटिंग, LUT और रिफंड गलत संभाले तो असली नुकसान होता है
- लीगल सर्विस, GTA, इम्पोर्टेड सर्विस वगैरह पर रिवर्स चार्ज
- एक से ज़्यादा GSTIN, राज्यों के बीच ब्रांच ट्रांसफर के साथ
- ब्लॉक्ड क्रेडिट और ITC रिवर्सल, जिनसे बहुत सी डिमांड आती हैं
- सालाना GSTR-9 और GSTR-9C, जहां पूरे साल का हिसाब एक साथ आता है
- कोई भी नोटिस
- पिछले पीरियड के सुधार, जिनकी समय सीमा होती है
खुद आत्मविश्वास से फाइल करने वालों के फोन में भी ठीक इन्हीं मौकों के लिए एक CA का नंबर सेव होना चाहिए।
हर रास्ते का असली खर्च क्या है?
खुद करना फ्री दिखता है, पर उसकी कीमत है आपका समय और गलतियों का दाम। GSTR-3B की डेडलाइन छूटी तो कैश में देर से चुकाए टैक्स पर सालाना 18% ब्याज, और रोज़ की लेट फीस (₹50 प्रतिदिन, nil रिटर्न पर ₹20, ऊपरी सीमा के साथ; मौजूदा रकम GST पोर्टल पर पक्की कर लें)। GSTR-2B से न मिलने वाला ITC क्लेम एक साल बाद ब्याज समेत डिमांड बन सकता है।
फुल-सर्विस CA की फीस पहले से पता होती है। छिपा खर्च ये है कि आपका अपने ही आंकड़ों से नाता टूट जाता है। अपनी GST देनदारी आपको 19 तारीख को पता चलती है, महीने के बीच नहीं जब आप उसकी प्लानिंग कर सकते थे।
बीच का रास्ता है कम रिव्यू फीस, आपका थोड़ा समय, और आप पूरी तस्वीर में बने रहते हैं।
CA के साथ बुक्स असल में कैसे बांटें?
बीच का रास्ता तभी चलता है जब आप स्प्रेडशीट ईमेल करना बंद करें। ये एक रूटीन है जो ज़्यादातर छोटे बिज़नेस के लिए टिकता है।
एक बार, शुरुआत में
अपने CA को उनके अपने लॉगिन के साथ अपने अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में बुलाइए। एक घंटा साथ बैठकर चार्ट ऑफ अकाउंट्स और HSN/SAC कोड वाली आइटम लिस्ट तय कर लीजिए, ताकि पहले दिन से चीज़ें सही वर्ग में जाएं। फिर ईमेल में लिख दीजिए कि हर रिटर्न कौन फाइल करेगा और कौन साइन करेगा। औपचारिक लगता है, पर बाद की बहस बच जाती है।
हर महीने
| कब | आप | आपका CA |
|---|---|---|
| महीने के दौरान | इनवॉइस बनाएं, बिल डालें, बैंक स्टेटमेंट इम्पोर्ट करें | अभी कुछ नहीं |
| करीब 14 तारीख | GSTR-2B मिलान देखें, सप्लायर की गड़बड़ियां मार्क करें | मार्क किए मामले देखें, ITC पर सलाह दें |
| GSTR-1 ड्यू होने से पहले | पक्का करें कि हर बिक्री दर्ज है | GSTR-1 समरी रिव्यू करें |
| GSTR-3B ड्यू होने से पहले | देय टैक्स, ब्याज, लेट फीस जांचें | हामी भरें, या फाइल करें |
| फाइल करने के बाद | एक्नॉलेजमेंट सेव करें | आगे ले जाने वाली बातें नोट करें |
QRMP पर हैं तो तिमाही वाली लय अपनाइए: तिमाही के बाद GSTR-1 (बीच में ऑप्शनल IFF के साथ), आपके राज्य के हिसाब से 22 या 24 तारीख तक GSTR-3B, और पहले दो महीनों में PMT-06 पेमेंट।
साल में एक बार
बुक्स बंद करने से पहले आपका CA पूरे साल का रिव्यू करता है और GSTR-9 तैयार या चेक करता है। FY 2025-26 के लिए ये 31 दिसंबर 2026 तक ड्यू है, जब तक तारीख बढ़ाई न जाए। FY 2026-27 के बाकी हिस्से में क्या बदलना है, ये तय करने का भी यही अच्छा समय है।
घर के कुछ नियम
बुक्स का एक ही सेट रखिए, और कभी डाउनलोड की हुई कॉपी एडिट करके दोबारा अपलोड मत कीजिए। एक बार पीरियड फाइल हो गया, तो उसके इनवॉइस को मत छेड़िए, सुधार के लिए क्रेडिट या डेबिट नोट इस्तेमाल कीजिए। अगर CA किसी एंट्री से असहमत है, तो उनसे कहिए कि चुपचाप बदलने के बजाय मार्क करें, ताकि आप वजह समझें। और OTP मालिक के पास ही रहे, जब तक लिखकर तय न हो कि CA फाइल करेगा।
एक बिज़नेस में ये कैसा दिखता है
कविता जयपुर में कपड़े की एक छोटी ट्रेडिंग फर्म चलाती हैं। महीने में करीब 15 बिक्री इनवॉइस और 25 खरीद के बिल। सालों तक वो 8 तारीख को इनवॉइस की फोटो का WhatsApp फोल्डर अपने CA को भेजती थीं और मासिक रिटेनर देती थीं।
फिर उन्होंने साझा बुक्स वाला तरीका अपनाया। अब वो सॉफ्टवेयर में इनवॉइस बनाती हैं, हर हफ्ते अपना बैंक स्टेटमेंट इम्पोर्ट करती हैं, और करीब 15 तारीख को GSTR-2B की गड़बड़ियां देखती हैं। उनका CA 20 तारीख से पहले लॉगिन करता है, कविता के मार्क किए दो-तीन बिल देखता है, और GSTR-3B को हरी झंडी देता है। फाइल कविता खुद करती हैं।
CA का काम अब रिव्यू बन गया, तो दोनों ने कम फीस तय की। कविता को अपना देय टैक्स एक हफ्ता पहले पता चल जाता है। और जब अगस्त 2026 में एक सप्लायर ने देर से फाइल किया, तो छूटा हुआ क्रेडिट उन्होंने खुद GSTR-2B में पकड़ लिया, साल के आखिर में पता चलने के बजाय।
(कविता एक उदाहरण हैं, हमारी ग्राहक नहीं।)
HelloBooks कैसे मदद करता है
HelloBooks इसी तरह के इंतज़ाम के लिए बना है। आपके CA को उन्हीं बुक्स में काम करने के लिए बुलाया जा सकता है, और HelloBooks Free में 2 यूज़र शामिल हैं, यानी आप और आपका CA। टीम बड़ी हो तो Pro (₹499/महीना) में अनलिमिटेड यूज़र और रोल मिलते हैं।
Free पर, जो ₹0 है, बिना कार्ड और बिना एक्सपायरी, आपको एक GSTIN के लिए GSTR-1 और GSTR-3B की अनलिमिटेड फाइलिंग मिलती है, जो HelloBooks के अंदर से सीधे GST पोर्टल पर फाइल होती है। ITC ट्रैकिंग के साथ GSTR-2B मिलान का मतलब है कि आप और आपका CA एक ही गड़बड़ियां देखते हैं। GSTR-3B फाइल होने से पहले ब्याज और लेट फीस GST पोर्टल की अपनी रकम के रूप में दिखती है। बैंक स्टेटमेंट इम्पोर्ट से CA के दो रिव्यू के बीच भी बुक्स ताज़ा रहती हैं।
GSTR-9 Free का हिस्सा नहीं है। Pro, GSTR-9 फाइल करने लायक तैयार करके देता है, जिसे फिर आपका CA रिव्यू कर सकता है। देखिए GSTR-3B फाइलिंग, GSTR-2B मिलान और प्राइसिंग।
FAQs
क्या मैं बिना CA के GST रिटर्न फाइल कर सकता हूं?
हां। कोई भी रजिस्टर्ड व्यक्ति GST पोर्टल पर अपने रिटर्न खुद फाइल कर सकता है। GSTR-1 या GSTR-3B के लिए कानूनन CA की ज़रूरत नहीं है।
क्या खुद GSTR-3B फाइल करना जोखिम भरा है?
सादे बिज़नेस के लिए खास नहीं, बशर्ते आप ITC क्लेम करने से पहले GSTR-2B मिलाएं और समय पर फाइल करें। एक्सपोर्ट, रिवर्स चार्ज और कई राज्यों के साथ जोखिम बढ़ता है।
क्या मेरा CA मेरे सॉफ्टवेयर के अंदर काम करने को तैयार होगा?
ज़्यादातर CA ऑनलाइन अकाउंटिंग में सहज हैं, और बहुत से बिलों की फोटो पर आंखें गड़ाने के बजाय साफ बुक्स में लॉगिन करना पसंद करेंगे। पहले ही पूछ लीजिए।
अगर रिटर्न गलत हो, तो ज़िम्मेदार कौन?
रजिस्टर्ड टैक्सपेयर। इसीलिए जो फाइल हो रहा है उसे पढ़ लेना चाहिए, भले ही CA ने तैयार किया हो।
क्या मेरे CA के पास मेरा GST पोर्टल पासवर्ड होना चाहिए?
बेहतर है कि आपके CA का आपके अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में अपना लॉगिन हो और फाइलिंग आपके OTP या साइन से मंज़ूर हो। अगर पोर्टल एक्सेस साझा करते ही हैं, तो शर्तें लिखकर रखिए।
रोज़मर्रा का काम खुद कीजिए, विवेक वाले फैसलों के लिए CA रखिए, और 20 तारीख दोनों के लिए शांत गुज़रेगी।
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