Key takeaways
What this article covers, in order:
- GST డేటా మీరు అనుకున్న దానికంటే ఎందుకు సెన్సిటివ్?
- మీ లాగిన్ గురించిన ప్రశ్నలు
- GST పోర్టల్ యాక్సెస్ గురించిన ప్రశ్నలు
- మీ డేటా గురించిన ప్రశ్నలు
- వదిలి వెళ్ళడం గురించిన ప్రశ్నలు
- ప్రింట్ తీసుకోగలిగే స్కోరింగ్ షీట్
సునీల్ గారు రెండేళ్ళ ఇన్వాయిస్‌లు ఒక ఫ్రీ GST యాప్‌లో అప్‌లోడ్ చేయబోతుంటే, ఆయన కూతురు ఒక మంచి ప్రశ్న అడిగింది: "నాన్నా, ఇదంతా ఇంకెవరెవరు చూడొచ్చు?" ఆయనకి తెలియదు. నిజాయితీగా సమాధానం ఇదీ. ఫ్రీ GST సాఫ్ట్‌వేర్ కూడా పెయిడ్ సాఫ్ట్‌వేర్ అంత సేఫ్‌గా ఉండొచ్చు, ఎందుకంటే ధర ఒక్కటే సెక్యూరిటీ గురించి ఏమీ చెప్పదు. అసలు విషయం ఏంటంటే వెండర్ మీ లాగిన్, మీ GST పోర్టల్ యాక్సెస్, మీ డేటా, వదిలి వెళ్ళే మీ హక్కుని ఎలా చూసుకుంటాడు అనేది. 12 సింపుల్ ప్రశ్నలు అడిగితే అది తెలిసిపోతుంది.
GST డేటా మీరు అనుకున్న దానికంటే ఎందుకు సెన్సిటివ్?
ఒక సంవత్సరం తర్వాత మీ GST సాఫ్ట్‌వేర్‌లో ఏమేం ఉంటాయో ఆలోచించండి. ప్రతి కస్టమర్ GSTIN. ప్రతి సప్లయర్. నెలవారీ సేల్స్, మార్జిన్లు, టాక్స్ లయబిలిటీ. బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్స్ ఇంపోర్ట్ చేస్తే, మీ బ్యాంక్ ట్రాన్సాక్షన్లు కూడా. పైగా ఆ సాఫ్ట్‌వేర్ మీ పేరు మీద రిటర్న్స్ సబ్మిట్ చేయగలదు కూడా.
ఐదు నిమిషాల సైన్ అప్‌లో అప్పగించేది చాలా ఎక్కువ. మంచి విషయం ఏంటంటే వెండర్‌ని జడ్జ్ చేయడానికి మీకు టెక్నికల్ నాలెడ్జ్ అక్కర్లేదు. సరైన ప్రశ్నలు కావాలి, సమాధానం ఎక్కడ గజిబిజిగా మారుతుందో గమనించాలి, అంతే.
మీ లాగిన్ గురించిన ప్రశ్నలు
1. టూ-స్టెప్ లాగిన్ ఆన్ చేయొచ్చా? చాలా చిన్న బిజినెస్ అకౌంట్ సమస్యల్లో బలహీనమైన చోటు ఒక్క పాస్‌వర్డ్ మాత్రమే ఉండటం. లాగిన్ అప్పుడు SMS, ఈమెయిల్ లేదా authenticator యాప్ ద్వారా ఒక వన్-టైమ్ కోడ్ ఉందో లేదో చూడండి.
2. నా CAకి, స్టాఫ్‌కి వేరువేరు లాగిన్స్ ఉంటాయా? ముగ్గురు ఒకే పాస్‌వర్డ్ షేర్ చేసుకుంటే, ఎవరు ఏం మార్చారో ఎవరికీ తెలియదు. వేరు యూజర్లు ఉంటే, ఎవరైనా మానేసిన రోజే మీ సొంత పాస్‌వర్డ్ మార్చకుండా వాళ్ళని తీసేయొచ్చు.
3. ఒక్కొక్కరు ఏం చేయొచ్చో లిమిట్ పెట్టొచ్చా? మీ బిల్లింగ్ అసిస్టెంట్ బహుశా రిటర్న్స్ ఫైల్ చేయకూడదు. మీ CAకి ఫైల్ చేయాల్సిన అవసరం ఉండొచ్చు కానీ ఇన్వాయిస్‌లు డిలీట్ చేయాల్సిన పని లేదు. రోల్స్ ఉన్నాయా, ఏ ప్లాన్‌లో అని అడగండి.
GST పోర్టల్ యాక్సెస్ గురించిన ప్రశ్నలు
4. నా OTP లేదా సిగ్నేచర్ లేకుండా ఏదైనా ఫైల్ అవుతుందా? సమాధానం ఖచ్చితంగా "లేదు" అని ఉండాలి. మంచి GST సాఫ్ట్‌వేర్ మీ పోర్టల్ పాస్‌వర్డ్‌ని ఎప్పటికీ దాచుకోవాల్సిన అవసరం లేదు. సాధారణంగా మీ రిజిస్టర్డ్ మొబైల్ లేదా ఈమెయిల్‌కి వచ్చే OTPతో ఒక ఫైలింగ్ సెషన్‌ని ఆథరైజ్ చేస్తారు, ఇంకా ప్రతి రిటర్న్‌కీ మీ EVC లేదా DSC కావాలి.
5. వెళ్ళే ముందు పూర్తి రిటర్న్ చూడొచ్చా? సబ్మిట్ నొక్కే ముందు GSTR-1, GSTR-3Bలో ప్రతి టేబుల్, కట్టాల్సిన టాక్స్, ఏదైనా వడ్డీ లేదా లేట్ ఫీ మీకు కనిపించాలి. సమ్మరీ కాదు. మొత్తం.
మీ డేటా గురించిన ప్రశ్నలు
6. నా డేటా ఎక్కడ స్టోర్ అవుతుంది, ఎన్‌క్రిప్ట్ అవుతుందా? ట్రాన్సిట్‌లో ఎన్‌క్రిప్షన్ (మీ బ్రౌజర్‌లో ఆ తాళం గుర్తు), రెస్ట్‌లో ఎన్‌క్రిప్షన్ (వాళ్ళ సర్వర్ల మీద) గురించి అడగండి. డేటా ఇండియాలోనే ఉండాలని మీ క్లయింట్లు పట్టించుకుంటే, అది ఏ దేశంలో ఉందో అడగండి.
7. మీ కంపెనీలో నా బుక్స్ ఎవరు చూడొచ్చు? ఏదైనా ఫిక్స్ చేయడానికి సపోర్ట్ స్టాఫ్ కొన్నిసార్లు అకౌంట్ చూడాల్సి వస్తుంది. మంచి సమాధానం అది ఎప్పుడు జరుగుతుంది, ముందు మిమ్మల్ని అడుగుతారా అని వివరిస్తుంది.
8. నా డేటా అమ్ముతారా, నాకు యాడ్స్ చూపిస్తారా, దాని మీద AI ట్రైన్ చేస్తారా? ఫ్రీ ప్రొడక్ట్స్‌కి ఇది ఇంకా ముఖ్యం, ఎందుకంటే వెండర్ తన ఖర్చులు ఎలా వెళ్ళదీసుకుంటాడో మీకు తెలియాలి. ప్రైవసీ పాలసీ చదవండి. AI ఫీచర్లు ఉంటే, అవి ఏ డేటా వాడతాయి, అది మీ అకౌంట్ నుండి బయటకు వెళ్తుందా అని అడగండి.
9. మీకు బ్రీచ్ జరిగితే ఏమవుతుంది? మీకు చెబుతారా, ఎంత త్వరగా, ఎలా? ఇండియా Digital Personal Data Protection Act, 2023 పర్సనల్ డేటా హ్యాండిల్ చేసే బిజినెస్‌ల మీద బాధ్యతలు పెడుతుంది. దీని గురించి ఆలోచించిన వెండర్ తడబడకుండా సమాధానం ఇస్తాడు.
వదిలి వెళ్ళడం గురించిన ప్రశ్నలు
10. ఫ్రీ ప్లాన్‌లో నా డేటా ఎక్స్‌పోర్ట్ చేయొచ్చా? ఏ రిపోర్ట్స్, రికార్డ్స్ డౌన్‌లోడ్ చేయొచ్చు, ఏ ఫార్మాట్‌లలో, ఎక్స్‌పోర్ట్స్ పెయిడ్ యూజర్లకే పరిమితమా అని తెలుసుకోండి. ఏది లేదో రాసి పెట్టుకోండి, దాని చుట్టూ ఏం చేయాలో ప్లాన్ చేసుకోవచ్చు.
11. నేను వెళ్ళిపోయాక నా డేటాకి ఏమవుతుంది? ఎంత కాలం ఉంచుతారు, డిలీట్ చేయమని అడగొచ్చా అని అడగండి. ఇంకో విషయం గుర్తుంచుకోండి: యాన్యువల్ రిటర్న్ డ్యూ డేట్ తర్వాత కొన్ని సంవత్సరాలు బుక్స్, రికార్డ్స్ ఉంచాలని GST చట్టం ఆశిస్తుంది, కాబట్టి వెండర్ ఏం చేసినా మీ దగ్గర మీ సొంత కాపీ ఉండాలి.
12. ఫ్రీ ప్లాన్ వచ్చే సంవత్సరం కూడా ఉంటుందా? దానికి ఎక్స్‌పైరీ డేట్ ఉందా, టర్మ్స్ మారితే ఎంత ముందుగా చెబుతారు అని అడగండి. ఒక సంవత్సరం బుక్స్ అందులో పెట్టే ముందే తెలుసుకోవడం మంచిది.
ప్రింట్ తీసుకోగలిగే స్కోరింగ్ షీట్
| ప్రశ్న | క్లియర్‌గా అవును | గజిబిజి | లేదు | నోట్స్ |
|---|---|---|---|---|
| 1. టూ-స్టెప్ లాగిన్ | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 2. వేరువేరు యూజర్ లాగిన్స్ | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 3. రోల్స్, పర్మిషన్స్ | ☐ | ☐ | ☐ | ఏ ప్లాన్? |
| 4. ఫైలింగ్‌కి నా OTP లేదా సిగ్నేచర్ కావాలి | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 5. ఫైల్ చేసే ముందు పూర్తి ప్రివ్యూ | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 6. ఎన్‌క్రిప్షన్, స్టోరేజ్ లొకేషన్ | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 7. స్టాఫ్ యాక్సెస్ పాలసీ | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 8. డేటా అమ్మకం లేదు, క్లియర్ AI పాలసీ | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 9. బ్రీచ్ నోటిఫికేషన్ | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 10. ఫ్రీ ప్లాన్‌లో ఎక్స్‌పోర్ట్ | ☐ | ☐ | ☐ | ఏం మిగిలిపోయింది? |
| 11. రిటెన్షన్, డిలీషన్ | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 12. ఫ్రీ ప్లాన్ పర్మనెంట్‌గా ఉంటుందా | ☐ | ☐ | ☐ |
గజిబిజి సమాధానం అంటే ఆటోమేటిక్‌గా చెడ్డదని కాదు. చిన్న వెండర్లు కొన్నిసార్లు విషయాలు ఇంకా రాసి పెట్టి ఉండరు. కానీ 4, 5, 8 మీద ఒక వెండర్ సూటిగా సమాధానం చెప్పలేకపోతే, కాస్త ఆగండి.
నిజం చెప్పాలంటే, చాలా సమస్యలు మీ సొంత షాపులోనే మొదలవుతాయి
వెండర్ సెక్యూరిటీ సగం కథ మాత్రమే. మేం చూసే చిన్న బిజినెస్‌లలో, సమస్య సాధారణంగా చాలా మామూలుగా ఉంటుంది. బిల్లింగ్ కౌంటర్ దగ్గర స్టిక్కీ నోట్ మీద షేర్డ్ పాస్‌వర్డ్. జనవరి 2026లో మానేసిన సేల్స్‌మాన్‌కి అక్టోబర్ 2026లో కూడా లాగిన్ ఉండటం. "ఎవరు ఫ్రీగా ఉంటే వాళ్ళు ఫైల్ చేయండి" అని WhatsAppలో ఫార్వర్డ్ చేసిన OTP. GST నోటీసులా కనిపిస్తూ "మీ అకౌంట్ వెరిఫై చేయండి" అని అడిగే ఈమెయిల్. స్క్రీన్ లాక్ లేని, షాపు అంతా వాడే ఒకే ల్యాప్‌టాప్.
ఇవన్నీ దాదాపు ఒక మధ్యాహ్నంలో సరిచేయొచ్చు. ఎక్కడ ఉంటే అక్కడ టూ-స్టెప్ లాగిన్ ఆన్ చేయండి. ప్రతి ఒక్కరికీ సొంత యూజర్ ఇవ్వండి, మానేసిన రోజే తీసేయండి. GST OTPని సంతకం చేసిన చెక్కులా చూడండి, చెక్కు ఇవ్వని వాళ్ళకి OTP కూడా ఇవ్వకండి. నోటీసులు ఎప్పుడూ మీరే gst.gov.inలో లాగిన్ అయి ఓపెన్ చేయండి, ఈమెయిల్ లింక్ ద్వారా ఎప్పుడూ కాదు. ప్రతి క్వార్టర్ ఎండ్‌లో మీ ముఖ్యమైన రిపోర్ట్స్ డౌన్‌లోడ్ చేసి, మీ కంట్రోల్‌లో ఉండే చోట దాచుకోండి.
డబ్బులు కడితే ఎక్కువ సేఫ్‌గా ఉంటుందా?
అది ఒక్కటే చాలదు. చాలా వెండర్ల దగ్గర ఫ్రీ, పెయిడ్ అకౌంట్లకి అవే సర్వర్లు, అదే ఎన్‌క్రిప్షన్, అవే స్టాఫ్ రూల్స్ ఉంటాయి. పెయిడ్ ప్లాన్లు సాధారణంగా ఇచ్చేది ఎక్కువ కంట్రోల్: ఎవరూ లాగిన్ షేర్ చేసుకోనక్కర్లేనంత ఎక్కువ యూజర్లు, ఇంకా సన్నని రోల్స్, ఎక్కువ GSTINలు. కాబట్టి వెండర్ ఎంత ఛార్జ్ చేస్తాడో చూసి కాదు, వాళ్ళ సమాధానాలు చూసి జడ్జ్ చేయండి.
HelloBooks ఎలా సాయం చేస్తుంది
మా మాట నమ్మడం కంటే మీరు ఈ 12 ప్రశ్నలు మమ్మల్ని అడగడమే మాకు ఇష్టం, కాబట్టి మా సపోర్ట్ టీమ్‌ని అడిగి, వాళ్ళ రిప్లైలు మీరే జడ్జ్ చేయండి.
ఈ చెక్‌లిస్ట్‌కి సంబంధించిన కొన్ని ప్రొడక్ట్ ఫ్యాక్ట్స్. HelloBooks Freeలో 2 యూజర్లు ఉంటారు, కాబట్టి మీ CA మీ లాగిన్ అరువు తీసుకోకుండా అవే బుక్స్‌లో సొంత లాగిన్ పొందుతారు, Pro (₹499/నెల) అన్‌లిమిటెడ్ యూజర్లు, రోల్స్ ఇస్తుంది. GSTR-1, GSTR-3B HelloBooks లోపల నుండే నేరుగా GST పోర్టల్‌కి ఫైల్ అవుతాయి, సబ్మిట్ చేసే ముందు మీరు రిటర్న్ చూస్తారు, GSTR-3B మీద GST పోర్టల్ సొంత వడ్డీ, లేట్ ఫీ ఫిగర్‌తో సహా. మీరు ఏ సాఫ్ట్‌వేర్ వాడినా, మీ ఫైల్ చేసిన రిటర్న్స్ మీ GSTIN కింద GST పోర్టల్‌లోనే ఉంటాయి. ఇక ఫ్రీ ప్లాన్ ₹0, కార్డు అవసరం లేదు, ఎక్స్‌పైరీ లేదు.
ఫ్రీ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ ప్లాన్‌లో ఏమున్నాయి, HelloBooksలో GST రిటర్న్స్ ఎలా పనిచేస్తాయో చూడండి.
FAQs
డెస్క్‌టాప్ సాఫ్ట్‌వేర్ కంటే క్లౌడ్ GST సాఫ్ట్‌వేర్ తక్కువ సేఫా?
సహజంగా కాదు. డెస్క్‌టాప్ సాఫ్ట్‌వేర్ డేటాని మీ మెషీన్ మీదే ఉంచుతుంది, దాని వల్ల వెండర్ వైపు రిస్క్ ఉండదు కానీ దొంగతనం, పాడైపోయిన హార్డ్ డిస్క్, ఎవరూ తీయని బ్యాకప్ లాంటి రిస్క్‌లు మీకే ఉంటాయి. క్లౌడ్ సాఫ్ట్‌వేర్ ఆ రిస్క్‌ని వెండర్ మీదకి మారుస్తుంది. రెండింటికీ ప్లస్-మైనస్‌లు ఉన్నాయి, అది ఎక్కడ రన్ అవుతుంది అనేదానికంటే ఎంత బాగా మేనేజ్ చేస్తారు అనేది ముఖ్యం.
నా GST పోర్టల్ పాస్‌వర్డ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌కి ఇవ్వొచ్చా?
ముందు ఆథరైజేషన్ ఎలా పనిచేస్తుందో వెండర్‌ని అడగండి. ప్రతి ఫైలింగ్ సెషన్ OTPతో ఆథరైజ్ అయ్యే, ప్రతి రిటర్న్ మీరు EVC లేదా DSCతో సైన్ చేసే సాఫ్ట్‌వేర్‌నే ఎంచుకోండి.
నా CA నా తరఫున సేఫ్‌గా ఫైల్ చేయొచ్చా?
చేయొచ్చు. మీ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో వాళ్ళకి సొంత యూజర్ ఇవ్వండి, ప్రతి రిటర్న్‌కీ ఎవరు సైన్-ఆఫ్ చేస్తారో రాతపూర్వకంగా అగ్రీ అవ్వండి. ఆ అగ్రిమెంట్ లేకుండా OTPలు చాట్‌లో ఫార్వర్డ్ చేయకండి.
ఎవరో నా అకౌంట్ మిస్‌యూజ్ చేశారని అనిపిస్తే?
పాస్‌వర్డ్ మార్చండి, మీకు తెలియని యూజర్లని తీసేయండి, మీరు చేయని ఫైలింగ్స్ ఏమైనా ఉన్నాయా అని GST పోర్టల్‌లో చెక్ చేయండి, వెండర్‌ని కాంటాక్ట్ చేయండి. తప్పు రిటర్న్ వెళ్ళిపోయి ఉంటే, దాన్ని ఎలా సరిచేయాలో CAతో మాట్లాడండి.
ఒక చిన్న షాపుకి ప్రైవసీ పాలసీ నిజంగా ముఖ్యమా?
ముఖ్యమే. మీ కస్టమర్లు, సప్లయర్ల పేర్లు, GSTINలు, ఫోన్ నంబర్లు మీరు బాధ్యత వహించాల్సిన డేటా, కాబట్టి మీ వెండర్ వాటిని ఎలా చూస్తాడో తెలుసుకోవడం మంచిది.
ప్రశ్నలు అడగండి, సమాధానాలు రాసి పెట్టుకోండి, మీ CA ముందు గట్టిగా చదివి వినిపించడానికి మీకు ఇబ్బంది అనిపించని రిప్లైలు ఇచ్చిన వెండర్‌నే ఎంచుకోండి.
ఫ్రీగా మొదలుపెట్టండి — GST ఫైలింగ్ కలిపే, కార్డు అవసరం లేదు. HelloBooks Free ట్రై చేయండి
