Key takeaways
What this article covers, in order:
- GST-র ডেটা যতটা ভাবছেন তার চেয়ে বেশি স্পর্শকাতর কেন?
- আপনার লগইন নিয়ে প্রশ্ন
- GST পোর্টাল অ্যাক্সেস নিয়ে প্রশ্ন
- আপনার ডেটা নিয়ে প্রশ্ন
- ছেড়ে যাওয়া নিয়ে প্রশ্ন
- প্রিন্ট করে রাখার মতো একটা নম্বরের শিট
সুনীল একটা ফ্রি GST অ্যাপে দু'বছরের ইনভয়েস আপলোড করতে যাচ্ছিলেন, তখন তাঁর মেয়ে একটা ন্যায্য প্রশ্ন করল: "বাবা, এগুলো আর কে কে দেখতে পাবে?" তিনি জানতেন না। সৎ উত্তরটা এই। ফ্রি GST সফটওয়্যার পেইড সফটওয়্যারের মতোই নিরাপদ হতে পারে, কারণ দাম একা নিরাপত্তা সম্পর্কে কিছুই বলে না। আসল কথা হল ভেন্ডর আপনার লগইন, আপনার GST পোর্টাল অ্যাক্সেস, আপনার ডেটা আর আপনার ছেড়ে যাওয়ার অধিকার কীভাবে সামলায়, আর সেটা জানতে পারবেন 12টা সাদামাটা প্রশ্ন করে।
GST-র ডেটা যতটা ভাবছেন তার চেয়ে বেশি স্পর্শকাতর কেন?
এক বছর পর আপনার GST সফটওয়্যারে কী কী জমা থাকে ভাবুন। প্রতিটা খদ্দেরের GSTIN। প্রতিটা সাপ্লায়ার। মাসিক বিক্রি, মার্জিন, ট্যাক্সের দায়। ব্যাংক স্টেটমেন্ট ইমপোর্ট করলে আপনার ব্যাংকের লেনদেনও। আর সফটওয়্যার হয়তো আপনার নামে রিটার্ন জমা দিতে পারে।
পাঁচ মিনিটের সাইন আপে এটা অনেকখানি তুলে দেওয়া। ভালো খবর হল, একজন ভেন্ডরকে বিচার করতে আপনাকে টেকনিক্যাল হতে হবে না। লাগবে ঠিক প্রশ্নগুলো, আর উত্তর কখন ঘোলাটে হয়ে যায় তা খেয়াল করা।
আপনার লগইন নিয়ে প্রশ্ন
1. টু-স্টেপ লগইন চালু করা যায়? ছোট ব্যবসার অ্যাকাউন্টের বেশিরভাগ সমস্যায় শুধু একটা পাসওয়ার্ডই দুর্বল জায়গা। লগইনের সময় একটা ওয়ান-টাইম কোড খুঁজুন, SMS, ইমেল বা অথেনটিকেটর অ্যাপে।
2. আমার CA আর কর্মীরা কি নিজেদের লগইন পেতে পারেন? তিনজন একটা পাসওয়ার্ড শেয়ার করলে কে কী বদলাল কেউ বলতে পারে না। আলাদা ইউজার মানে এটাও যে কেউ চলে গেলে সেদিনই তাঁকে সরাতে পারেন, নিজের পাসওয়ার্ড না বদলেই।
3. প্রত্যেকে কী করতে পারবেন তা কি সীমিত করা যায়? আপনার বিলিং সহকারীর সম্ভবত রিটার্ন ফাইল করা উচিত নয়। আপনার CA-র হয়তো ফাইল করতে হয়, কিন্তু ইনভয়েস মোছার কোনো কারণ নেই। জিজ্ঞেস করুন রোল আছে কিনা, আর কোন প্ল্যানে।
GST পোর্টাল অ্যাক্সেস নিয়ে প্রশ্ন
4. আমার OTP বা সই ছাড়া কি কিছু ফাইল হয়? উত্তর হওয়া উচিত সোজাসুজি না। ভালো GST সফটওয়্যারের আপনার পোর্টালের পাসওয়ার্ড চিরকাল রেখে দেওয়ার দরকার নেই। সাধারণত রেজিস্টার্ড মোবাইল বা ইমেলে আসা OTP দিয়ে আপনি একটা ফাইলিং সেশন অনুমোদন করেন, আর প্রতিটা রিটার্নে তবুও আপনার EVC বা DSC লাগে।
5. পাঠানোর আগে কি পুরো রিটার্নটা দেখতে পাব? সাবমিট টেপার আগে GSTR-1 আর GSTR-3B-র প্রতিটা টেবিল, দেয় ট্যাক্স, আর কোনো সুদ বা লেট ফি দেখতে চান। সারাংশ নয়। পুরোটা।
আপনার ডেটা নিয়ে প্রশ্ন
6. আমার ডেটা কোথায় রাখা হয়, আর সেটা কি এনক্রিপ্টেড? যাতায়াতের পথে এনক্রিপশন (আপনার ব্রাউজারের সেই তালা) আর জমা থাকা অবস্থায় (ওদের সার্ভারে) এনক্রিপশন নিয়ে জিজ্ঞেস করুন। আপনার ক্লায়েন্টরা ডেটা ভারতে থাকা নিয়ে চিন্তিত হলে, কোন দেশে রাখা আছে জিজ্ঞেস করুন।
7. আপনাদের কোম্পানির কে কে আমার খাতা দেখতে পায়? সাপোর্টের লোকেদের কখনো কিছু ঠিক করতে একটা অ্যাকাউন্ট দেখতে হয়। ভদ্রস্থ উত্তর বুঝিয়ে দেবে কখন সেটা হয় আর আগে আপনাকে জিজ্ঞেস করা হয় কিনা।
8. আপনারা কি আমার ডেটা বেচেন, বিজ্ঞাপন দেখান, বা তা দিয়ে AI শেখান? ফ্রি প্রোডাক্টের ক্ষেত্রে এটা বেশি জরুরি, কারণ জানতে চান ভেন্ডর নিজের খরচ চালায় কীভাবে। প্রাইভেসি পলিসি পড়ুন। AI ফিচার থাকলে জিজ্ঞেস করুন সেগুলো কোন ডেটা ব্যবহার করে আর সেটা আপনার অ্যাকাউন্টের বাইরে যায় কিনা।
9. আপনাদের ডেটা ফাঁস হলে কী হবে? আপনাকে জানাবে কি, কত তাড়াতাড়ি, আর কীভাবে? ভারতের Digital Personal Data Protection Act, 2023 ব্যক্তিগত ডেটা সামলানো ব্যবসার ওপর দায়িত্ব চাপায়। যে ভেন্ডর এটা নিয়ে ভেবেছে, সে আমতা আমতা না করে উত্তর দেবে।
ছেড়ে যাওয়া নিয়ে প্রশ্ন
10. ফ্রি প্ল্যানে কি আমার ডেটা এক্সপোর্ট করা যায়? জেনে নিন কোন রিপোর্ট আর রেকর্ড ডাউনলোড করতে পারবেন, কোন ফরম্যাটে, আর এক্সপোর্ট শুধু পেইড ইউজারদের জন্য রাখা কিনা। কী বাদ আছে লিখে রাখুন, যাতে তার বিকল্প ব্যবস্থা করতে পারেন।
11. আমি ছেড়ে গেলে আমার ডেটার কী হবে? জিজ্ঞেস করুন কতদিন রাখে আর মুছে ফেলতে বলা যায় কিনা। এটাও মনে রাখুন যে GST আইন আশা করে বার্ষিক রিটার্নের শেষ তারিখের পর বেশ কয়েক বছর আপনি খাতা আর রেকর্ড রাখবেন, তাই ভেন্ডর যা-ই করুক, আপনার নিজের একটা কপি লাগবে।
12. ফ্রি প্ল্যান কি পরের বছরও থাকবে? জিজ্ঞেস করুন এর কোনো মেয়াদ আছে কিনা আর শর্ত বদলালে কত আগে জানাবে। এক বছরের খাতা তোলার আগে জানা ভালো।
প্রিন্ট করে রাখার মতো একটা নম্বরের শিট
| প্রশ্ন | পরিষ্কার হ্যাঁ | ঘোলাটে | না | নোট |
|---|---|---|---|---|
| 1. টু-স্টেপ লগইন | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 2. আলাদা ইউজার লগইন | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 3. রোল আর অনুমতি | ☐ | ☐ | ☐ | কোন প্ল্যানে? |
| 4. ফাইলিংয়ে আমার OTP বা সই লাগে | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 5. ফাইলের আগে পুরো প্রিভিউ | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 6. এনক্রিপশন আর কোথায় রাখা | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 7. কর্মীদের অ্যাক্সেসের নীতি | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 8. ডেটা বিক্রি নেই, পরিষ্কার AI নীতি | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 9. ফাঁস হলে জানানো | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 10. ফ্রি প্ল্যানে এক্সপোর্ট | ☐ | ☐ | ☐ | কী বাদ? |
| 11. রেখে দেওয়া আর মুছে ফেলা | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 12. ফ্রি প্ল্যানের স্থায়িত্ব | ☐ | ☐ | ☐ |
ঘোলাটে উত্তর মানেই খারাপ নয়। ছোট ভেন্ডররা কখনো জিনিসগুলো লিখেই রাখেনি। কিন্তু 4, 5 আর 8-এ কোনো ভেন্ডর সোজা উত্তর দিতে না পারলে, গতি কমান।
সত্যি বলতে, বেশিরভাগ সমস্যা শুরু হয় নিজের দোকানেই
ভেন্ডরের নিরাপত্তা গল্পের অর্ধেক। আমরা যে ছোট ব্যবসাগুলো দেখি, সেখানে গোলমালটা সাধারণত অনেক বেশি সাধারণ। বিলিং কাউন্টারের পাশে একটা স্টিকি নোটে শেয়ার করা পাসওয়ার্ড। জানুয়ারি 2026-এ চলে যাওয়া এক সেলসম্যান, অক্টোবর 2026-এও যাঁর লগইন আছে। "যে ফাঁকা আছে সে ফাইল করে দেবে" বলে WhatsApp-এ ফরওয়ার্ড করা একটা OTP। GST নোটিসের মতো দেখতে একটা ইমেল যা "আপনার অ্যাকাউন্ট ভেরিফাই করুন" বলছে। স্ক্রিন লক ছাড়া একটা ল্যাপটপ যা গোটা দোকান ব্যবহার করে।
এর প্রায় সবটাই এক বিকেলে ঠিক করে ফেলা যায়। যেখানে পাওয়া যায় টু-স্টেপ লগইন চালু করুন। প্রত্যেককে নিজের ইউজার দিন, আর চলে যাওয়ার দিনই সরিয়ে দিন। GST-র OTP-কে একটা সই করা চেকের মতো দেখুন, আর যাকে চেক দেবেন না তাকে দেবেন না। নোটিস খুলুন নিজে gst.gov.in-এ লগইন করে, কখনো ইমেলের লিংক দিয়ে নয়। আর প্রতি কোয়ার্টারের শেষে মূল রিপোর্টগুলো ডাউনলোড করে নিজের নিয়ন্ত্রণে রাখা কোনো জায়গায় রাখুন।
টাকা দিলে কি বেশি নিরাপদ হয়?
নিজে থেকে না। বেশিরভাগ ভেন্ডরের ক্ষেত্রে ফ্রি আর পেইড অ্যাকাউন্টে একই সার্ভার, এনক্রিপশন আর কর্মীদের নিয়ম খাটে। পেইড প্ল্যান সাধারণত যোগ করে বেশি নিয়ন্ত্রণ: বেশি ইউজার যাতে কেউ লগইন শেয়ার না করে, সূক্ষ্ম রোল, বেশি GSTIN। তাই ভেন্ডরকে বিচার করুন তার উত্তর দিয়ে, দাম দিয়ে নয়।
HelloBooks কীভাবে সাহায্য করে
আমাদের কথায় কোনো কিছু মেনে নেওয়ার চেয়ে আমরা চাই আপনি এই 12টা প্রশ্ন আমাদের করুন, তাই আমাদের সাপোর্ট টিমকে জিজ্ঞেস করে উত্তরগুলো নিজেই বিচার করুন।
এই চেকলিস্টের সঙ্গে জড়িত কয়েকটা প্রোডাক্টের তথ্য। HelloBooks Free-তে 2 জন ইউজার, তাই আপনার CA আপনারটা ধার না করে একই খাতায় নিজের লগইন পান, আর Pro (₹499/মাস) আনলিমিটেড ইউজার আর রোল যোগ করে। GSTR-1 আর GSTR-3B HelloBooks-এর ভেতর থেকেই সরাসরি GST পোর্টালে ফাইল হয়, আর সাবমিটের আগে রিটার্নটা দেখতে পান, GSTR-3B-তে GST পোর্টালের নিজের সুদ আর লেট ফি-র অঙ্ক সহ। যে সফটওয়্যারই ব্যবহার করুন, আপনার ফাইল করা রিটার্ন GST পোর্টালে আপনার GSTIN-এর অধীনেই থাকে। আর ফ্রি প্ল্যান ₹0, কার্ড ছাড়া, মেয়াদ ছাড়া।
দেখুন ফ্রি অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার প্ল্যানে কী আছে আর HelloBooks-এ GST রিটার্ন কীভাবে কাজ করে।
প্রায়ই জিজ্ঞেস করা প্রশ্ন (FAQs)
ক্লাউড GST সফটওয়্যার কি ডেস্কটপ সফটওয়্যারের চেয়ে কম নিরাপদ?
স্বভাবগতভাবে না। ডেস্কটপ সফটওয়্যার ডেটা আপনার মেশিনে রাখে, যাতে ভেন্ডরের দিকের ঝুঁকি এড়ানো যায় কিন্তু চুরি, খারাপ হয়ে যাওয়া হার্ড ডিস্ক বা কেউ না নেওয়া ব্যাকআপের ঝুঁকি আপনার ঘাড়ে থাকে। ক্লাউড সফটওয়্যার সেই ঝুঁকি ভেন্ডরের কাছে সরিয়ে দেয়। দুটোরই লাভ-ক্ষতি আছে, আর কোথায় চলে তার চেয়ে কতটা ভালোভাবে সামলানো হয় সেটা বেশি জরুরি।
সফটওয়্যারকে কি আমার GST পোর্টালের পাসওয়ার্ড দেব?
আগে ভেন্ডরকে জিজ্ঞেস করুন অনুমোদন কীভাবে কাজ করে। এমন সফটওয়্যার পছন্দ করুন যেখানে প্রতিটা ফাইলিং সেশন OTP দিয়ে অনুমোদিত হয় আর প্রতিটা রিটার্নে আপনি EVC বা DSC দিয়ে সই করেন।
আমার CA কি নিরাপদে আমার হয়ে ফাইল করতে পারেন?
হ্যাঁ। আপনার সফটওয়্যারে তাঁকে নিজের ইউজার দিন আর প্রতিটা রিটার্নে কে সই করবেন তা লিখিতভাবে ঠিক করে নিন। সেই বোঝাপড়া ছাড়া চ্যাটে OTP ফরওয়ার্ড করবেন না।
কেউ আমার অ্যাকাউন্টের অপব্যবহার করেছে মনে হলে?
পাসওয়ার্ড বদলান, অচেনা ইউজারদের সরান, GST পোর্টালে এমন কোনো ফাইলিং আছে কিনা দেখুন যা আপনি করেননি, আর ভেন্ডরের সঙ্গে যোগাযোগ করুন। কোনো ভুল রিটার্ন চলে গিয়ে থাকলে সেটা কীভাবে শোধরাবেন তা নিয়ে একজন CA-র সঙ্গে কথা বলুন।
একটা ছোট দোকানের কাছে কি প্রাইভেসি পলিসি সত্যিই জরুরি?
জরুরি। আপনার খদ্দের আর সাপ্লায়ারদের নাম, GSTIN আর ফোন নম্বর এমন ডেটা যার দায়িত্ব আপনার, তাই আপনার ভেন্ডর সেগুলো কীভাবে দেখে তা জানা উচিত।
প্রশ্নগুলো করুন, উত্তর লিখে রাখুন, আর সেই ভেন্ডরকে বাছুন যার উত্তর আপনার CA-কে পড়ে শোনাতে আপনার আপত্তি থাকবে না।
ফ্রিতে শুরু করুন — GST ফাইলিং সহ, কার্ড লাগবে না। HelloBooks ফ্রিতে ব্যবহার করুন
