ഇൻവോയ്സ് മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം (IMS): ചെറുകിട ബിസിനസുകൾക്കായി ലളിതമായി

മുമ്പ് തടയാൻ പറ്റാതിരുന്ന ഒരു സാഹചര്യം ഇതാ. 2026 മാർച്ചിൽ നിങ്ങൾ വാങ്ങൽ നിർത്തിയ ഒരു സപ്ലയർ നിങ്ങളുടെ GSTIN-നെതിരെ ഇൻവോയ്സുകൾ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്തുകൊണ്ടേയിരിക്കുന്നു, നിങ്ങൾ ഒരിക്കലും സമ്പാദിക്കാത്ത ക്രെഡിറ്റായി അവ നിശ്ശബ്ദമായി നിങ്ങളുടെ GSTR-2B-യിൽ വരുന്നു. അതിനുള്ള GST പോർട്ടലിന്റെ ഉത്തരമാണ് Invoice Management System (IMS). സപ്ലയർമാർ നിങ്ങൾക്കെതിരെ റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്ന ഓരോ ഇൻവോയ്സും ഡെബിറ്റ് നോട്ടും ക്രെഡിറ്റ് നോട്ടും ആദ്യം എത്തുന്ന ഒരു ഡാഷ്ബോർഡാണ് അത്, അവിടെ നിങ്ങൾക്ക് accept ചെയ്യാം, reject ചെയ്യാം, അല്ലെങ്കിൽ pending ആയി വെക്കാം. നിങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുന്നതും, തൊടാതെ വിടുന്നതും (അത് ഡീംഡ് അക്സെപ്റ്റഡ് ആയി കണക്കാക്കും) ഏകദേശം 14-ന് ഉണ്ടാകുന്ന നിങ്ങളുടെ GSTR-2B-യിലേക്ക് പോകും.

2024 ഒക്ടോബർ 14 മുതൽ IMS നിലവിലുണ്ട്. അവഗണിക്കാൻ എളുപ്പവും അവഗണിച്ചാൽ ചെലവേറിയതുമായ മാറ്റങ്ങളിൽ ഒന്നാണിത്.

മാസ ചക്രത്തിൽ IMS എവിടെയാണ്?

നിങ്ങളുടെ സപ്ലയർ GSTR-1 (അല്ലെങ്കിൽ IFF, അല്ലെങ്കിൽ GSTR-1A) ഫയൽ ചെയ്യുന്നു. നിങ്ങളുടെ GSTIN-നെതിരെ അവർ റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്ന ഓരോ B2B ഇൻവോയ്സും ഡെബിറ്റ് നോട്ടും ക്രെഡിറ്റ് നോട്ടും നിങ്ങളുടെ IMS-ൽ വരും. സാധനങ്ങളുടെ ഇംപോർട്ടുകളും വരും.

മാസം മുഴുവൻ നിങ്ങൾ അവയിൽ നടപടിയെടുക്കുന്നു.

ഏകദേശം 14-ന് ആ നടപടികളിൽ നിന്ന് പോർട്ടൽ ഒരു ഡ്രാഫ്റ്റ് GSTR-2B ഉണ്ടാക്കും. ടേബിൾ 4-ലെ നിങ്ങളുടെ GSTR-3B ITC പിന്നെ GSTR-2B-യിൽ നിന്ന് മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിക്കും.

14-ന് ശേഷം ഒരു നടപടി മാറ്റിയാൽ, GSTR-3B ഫയൽ ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് IMS ഡാഷ്ബോർഡിൽ നിന്ന് GSTR-2B റീകമ്പ്യൂട്ട് ചെയ്യാം. GSTR-3B ഫയൽ ചെയ്തു കഴിഞ്ഞാൽ ആ കാലയളവിലെ നടപടികൾ മരവിക്കും.

IMS-നെ ഇൻബോക്സായും GSTR-2B-യെ അതിൽ നിന്ന് പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്ന സ്റ്റേറ്റ്മെന്റായും കരുതുക.

നാല് നടപടികൾ ശരിക്കും എന്താണ് അർത്ഥമാക്കുന്നത്?

ഒരു ഇൻവോയ്സിന്റെ ഭാഗം മാത്രം സ്വീകരിക്കാൻ പറ്റില്ല. മൂല്യം തെറ്റാണെങ്കിൽ നിരസിച്ച്, GSTR-1A വഴിയോ അടുത്ത GSTR-1 വഴിയോ അമെൻഡ് ചെയ്യാൻ സപ്ലയറോട് ആവശ്യപ്പെടുക. അവർ ചെയ്യുമ്പോൾ തിരുത്തിയ റെക്കോർഡ് വീണ്ടും IMS-ൽ വരും.

"നടപടിയില്ല" എന്നതിലെ കുരുക്ക്

ഡീംഡ് അക്സെപ്റ്റൻസ് സൗകര്യപ്രദമാണ്. തെറ്റായതോ ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റോ ആയ ഇൻവോയ്സ് നിങ്ങളുടെ ITC-യിലേക്ക് കയറുന്നതും അങ്ങനെയാണ്. ആ ക്രെഡിറ്റ് പിന്നീട് അയോഗ്യമാണെന്ന് കണ്ടെത്തിയാൽ പലിശ സഹിതം തിരിച്ചടയ്ക്കണം. അതുകൊണ്ട് "ഈ മാസം IMS തുറന്നില്ല" എന്നത് നിഷ്പക്ഷമല്ല. എല്ലാത്തിലും Accept ക്ലിക്ക് ചെയ്യുന്നതിന് തുല്യമാണ്.

എല്ലാത്തിനും "pending" അനുവദിക്കുമോ?

ഇല്ല, 2025 ഒക്ടോബർ ടാക്സ് പീരിയഡ് മുതൽ നിയമങ്ങൾ കർശനമായി.

മിക്ക ഇൻവോയ്സുകൾക്കും, pending റെക്കോർഡ് പിടിച്ചുവെച്ച് നിങ്ങൾ നടപടിയെടുക്കുന്നത് വരെ IMS-ൽ മുന്നോട്ട് കൊണ്ടുപോകും, പക്ഷേ പരിധികളുണ്ട്. ക്രെഡിറ്റ് ക്ലെയിം ചെയ്യാനുള്ള സെക്ഷൻ 16(4) സമയപരിധി തീരാറായാൽ ഒരു ഇൻവോയ്സ് എന്നും pending ആയി വെക്കാൻ പറ്റില്ല. ക്രെഡിറ്റ് നോട്ടുകൾക്ക് (താഴോട്ടുള്ള അമെൻഡ്മെന്റുകൾക്കും), ഒരു ടാക്സ് പീരിയഡ് മാത്രമേ pending ആയി വെക്കാൻ പറ്റൂ: മാസംതോറും ഫയൽ ചെയ്യുന്നുവെങ്കിൽ ഒരു മാസം, QRMP-യിൽ ഒരു ക്വാർട്ടർ. അതിനുശേഷം സ്വീകരിച്ചതായി കണക്കാക്കും.

നിരസിക്കുമ്പോഴോ pending ആയി വെക്കുമ്പോഴോ റിമാർക്കുകൾ ചേർക്കാം. സപ്ലയർമാർക്ക് ആ റിമാർക്കുകൾ കാണാം, അത് ഉപകാരമാണ്, കാരണം "നിരസിച്ചു: നിരക്ക് 18% അല്ല 5% ആകണം" എന്നത് ഒരു ഫോൺ കോൾ ലാഭിക്കും.

ക്രെഡിറ്റ് നോട്ടുകൾ കുഴപ്പം പിടിച്ച ഭാഗമാകുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്?

സപ്ലയർ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ക്രെഡിറ്റ് നോട്ട് തരുമ്പോൾ, IMS-ൽ അത് സ്വീകരിക്കുക എന്നാൽ ആ തുക കൊണ്ട് നിങ്ങളുടെ ITC കുറയ്ക്കാൻ സമ്മതിക്കുക എന്നാണ്. നിങ്ങളുടെ GSTR-3B റിവേഴ്സൽ പ്രതിഫലിപ്പിക്കും.

നിരസിച്ചാൽ സപ്ലയറുടെ ടാക്സ് കുറവ് അങ്ങനെ കടന്നുപോകില്ല, അതുകൊണ്ട് അവർ നിങ്ങളെ വീണ്ടും സമീപിക്കും. 2025 ഒക്ടോബർ മുതൽ, ഒരു ക്രെഡിറ്റ് നോട്ടിനെതിരെ ITC-യുടെ ഒരു ഭാഗം മാത്രം (അല്ലെങ്കിൽ ഒന്നും) റിവേഴ്സ് ചെയ്യുന്നുവെന്ന് ഡിക്ലയർ ചെയ്യുമ്പോൾ റിമാർക്ക് നിർബന്ധമാണ്.

അതുകൊണ്ട് ക്രെഡിറ്റ് നോട്ടുകൾ സ്വീകരിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് മൂന്ന് കാര്യങ്ങൾ പരിശോധിക്കുക: ഈ ഡിസ്കൗണ്ടിനോ റിട്ടേണിനോ നിങ്ങൾ ശരിക്കും സമ്മതിച്ചോ, തുക ശരിയാണോ, മറ്റേതെങ്കിലും രീതിയിൽ ITC ഇതിനകം റിവേഴ്സ് ചെയ്തോ? ഇതിനകം അഡ്ജസ്റ്റ് ചെയ്ത ഒരു ക്രെഡിറ്റ് നോട്ട് സ്വീകരിച്ചാൽ രണ്ടുതവണ റിവേഴ്സ് ചെയ്യും.

IMS-ൽ ഒട്ടും വരാത്തത് എന്താണ്?

ചില കാര്യങ്ങൾ അതിന് പുറത്താണ്, അതുകൊണ്ട് അവിടെ തിരയേണ്ട:

• റിവേഴ്സ് ചാർജ് പർച്ചേസുകൾ (സെൽഫ്-ഇൻവോയ്സുകളും RCM ഇൻവോയ്സുകളും മറ്റ് ടേബിളുകളിലൂടെയാണ് പോകുന്നത്)
• സെക്ഷൻ 16(4) സമയപരിധി കഴിഞ്ഞതിനാൽ അയോഗ്യമായ ക്രെഡിറ്റ്
• പോർട്ടൽ വേറെ വഴിക്ക് വിടുന്ന മറ്റ് ചില റെക്കോർഡുകൾ; GST പോർട്ടലിലെ IMS FAQ-കൾ അവ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നുണ്ട്

നിങ്ങളുടെ RCM പർച്ചേസുകൾ ഇപ്പോഴും GSTR-3B ടേബിൾ 3.1(d)-ൽ കൈകാര്യം ചെയ്ത് ടേബിൾ 4-ൽ ക്ലെയിം ചെയ്യണം. IMS അതിൽ ഇടപെടുന്നേ ഇല്ല.

IMS-ലെ ഒരു മാസം: ദീപയുടെ ബേക്കറി സപ്ലൈസ് ബിസിനസ്

ദീപ കൊച്ചിയിൽ ഒരു ബേക്കറി സപ്ലൈസ് മൊത്തക്കച്ചവടം നടത്തുന്നു, മാസംതോറും ഫയൽ ചെയ്യുന്നു. 2026 നവംബറിലെ സാങ്കൽപ്പിക കണക്കുകൾ.

2026 ഡിസംബർ 12-ഓടെ അവരുടെ IMS-ൽ സപ്ലയർമാരിൽ നിന്ന് 64 റെക്കോർഡുകൾ കാണിക്കുന്നു. 12-ന് ചായ കുടിച്ചുകൊണ്ട് അവ ഓരോന്നായി നോക്കുന്നു.

58 ഇൻവോയ്സുകൾ പർച്ചേസ് ബില്ലുകളുമായി കൃത്യമായി മാച്ച് ആകുന്നു. അവ ഒന്നിച്ച് സ്വീകരിക്കുന്നു.

3 ഇൻവോയ്സുകൾ ഇപ്പോഴും യാത്രയിലുള്ള ഒരു കൺസൈൻമെന്റിന് ഒരു ഫ്ലോർ മില്ലിൽ നിന്നുള്ളവയാണ്. അവ pending ആയി വെക്കുന്നു, അപ്പോൾ ITC സ്റ്റോക്ക് ശരിക്കും എത്തുന്ന മാസത്തിലേക്ക് നീങ്ങും.

2 ഇൻവോയ്സുകൾ ഇതുവരെ ഒന്നും വാങ്ങിയിട്ടില്ലാത്ത ഒരു പാക്കേജിംഗ് സപ്ലയറിൽ നിന്നാണ്. ആരോ അബദ്ധത്തിൽ അവരുടെ GSTIN ടൈപ്പ് ചെയ്തതാണ്. "ഞങ്ങളുടെ പർച്ചേസല്ല, GSTIN പരിശോധിക്കൂ" എന്ന റിമാർക്കോടെ രണ്ടും നിരസിക്കുന്നു.

തിരിച്ചയച്ച കേടായ ഒരു ബാച്ചിന് ഒരു കൊക്കോ സപ്ലയറിൽ നിന്ന് ₹8,500-ന്റെ 1 ക്രെഡിറ്റ് നോട്ട്. സ്വന്തം ഡെബിറ്റ് നോട്ടുമായി ഒത്തുനോക്കുന്നു, ഒക്കുന്നു, സ്വീകരിക്കുന്നു.

14-ലെ അവരുടെ GSTR-2B ഇപ്പോൾ അവർക്ക് ശരിക്കും തെളിയിക്കാൻ കഴിയുന്നത് മാത്രം കാണിക്കുന്നു. GSTR-3B ITC അതുമായി ഒക്കുന്നു, പിന്നീട് ഒരു DRC-01C-ക്ക് പിടിക്കാൻ ഒന്നുമില്ല. പതിനഞ്ച് മിനിറ്റ്, ഒരുപക്ഷേ ഇരുപത്.

പ്രായോഗികമായ ഒരു IMS പതിവ്

• [ ] മിക്ക സപ്ലയർമാരും GSTR-1 ഫയൽ ചെയ്തതിന് ശേഷം, ഏകദേശം 10 മുതൽ 13 വരെ IMS തുറക്കുക
• [ ] ഓരോ റെക്കോർഡും പർച്ചേസ് ബില്ലുകളുമായി മാച്ച് ചെയ്യുക
• [ ] മാച്ച് ആകുന്നതും കിട്ടിയതുമായവ സ്വീകരിക്കുക
• [ ] സമയപരിധികൾ മനസ്സിൽ വെച്ച്, യാത്രയിലുള്ളതോ ചോദ്യത്തിലുള്ളതോ pending ആയി വെക്കുക
• [ ] നിങ്ങളുടേതല്ലാത്തതോ തെറ്റായതോ ചെറിയ റിമാർക്കോടെ നിരസിക്കുക
• [ ] സ്വീകരിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ക്രെഡിറ്റ് നോട്ടുകൾ സ്വന്തം റെക്കോർഡുകളുമായി ഒത്തുനോക്കുക
• [ ] 14-ന് ശേഷം നടപടിയെടുത്താൽ GSTR-3B ഫയൽ ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് GSTR-2B റീകമ്പ്യൂട്ട് ചെയ്യുക
• [ ] നിരസിച്ച എന്തിനെക്കുറിച്ചും സപ്ലയർമാർക്ക് മെസേജ് അയയ്ക്കുക

QRMP-യിലാണെങ്കിൽ ത്രൈമാസ GSTR-2B ചക്രത്തിൽ ഇതേ യുക്തി ബാധകമാണ്. വലിയ തുകയോ സപ്ലയറുമായുള്ള തർക്കമോ ഉൾപ്പെടുന്ന ഒരു പ്രത്യേക നിരസിക്കലിനെക്കുറിച്ച് ഉറപ്പില്ലെങ്കിൽ, നടപടിയെടുക്കുന്നതിന് മുമ്പ് CA-യുടെ അഭിപ്രായം തേടുക.

സത്യസന്ധമായ അലോസരങ്ങൾ

IMS കുറ്റമറ്റതല്ല. എല്ലാവരും ലോഗിൻ ചെയ്യുന്ന 11 മുതൽ 14 വരെ ഡാഷ്ബോർഡ് സ്ലോ ആകാം. ബൾക്ക് നടപടികൾ സഹായിക്കും, എന്നാലും പർച്ചേസ് രജിസ്റ്റർ മറ്റൊരു വിൻഡോയിൽ തുറന്നുവെക്കേണ്ടി വരും. സപ്ലയർമാർ വ്യത്യസ്ത സമയങ്ങളിൽ ഫയൽ ചെയ്യുന്നതുകൊണ്ട് നിങ്ങൾ റിവ്യൂ ചെയ്ത ശേഷവും റെക്കോർഡുകൾ ഇറ്റിറ്റ് വന്നുകൊണ്ടിരിക്കും. അതുകൊണ്ടാണ് റീകമ്പ്യൂട്ട് ഓപ്ഷൻ ഉള്ളത്: അത് ഉപയോഗിക്കുക.

ഭാവിയിൽ GSTR-3B ITC GSTR-2B-യിലേക്ക് കൂടുതൽ കർശനമായി ലോക്ക് ചെയ്യുന്നതിനെക്കുറിച്ചും സംസാരമുണ്ട്. അടിസ്ഥാന ഉപദേശത്തിൽ ഒന്നും മാറില്ല, പക്ഷേ ഓരോ ക്വാർട്ടറിലും നിലവിലെ സ്ഥിതിക്കായി GST പോർട്ടലിന്റെ ന്യൂസ് സെക്ഷൻ നോക്കുക.

HelloBooks എങ്ങനെ സഹായിക്കുന്നു

HelloBooks നിങ്ങളുടെ പർച്ചേസ് ബില്ലുകൾ സപ്ലയർ GSTIN-കൾ, ഇൻവോയ്സ് നമ്പറുകൾ, ടാക്സ് തുകകൾ എന്നിവ സഹിതം സൂക്ഷിക്കുന്നു, Free പ്ലാനിൽ ITC ട്രാക്കിംഗോടു കൂടിയ GSTR-2B റീകൺസിലിയേഷനും ഉണ്ട്. IMS റിവ്യൂവിലേക്ക് കൊണ്ടുപോകാൻ മാച്ച് ആയ, ഇല്ലാത്ത, ഒക്കാത്ത ഇൻവോയ്സുകളുടെ വൃത്തിയുള്ള ഒരു ലിസ്റ്റ് അത് തരും, അപ്പോൾ accept, reject തീരുമാനങ്ങൾ ഓർമ്മയെയല്ല, ബുക്സിനെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയാകും. പിന്നെ ഒരു GSTIN-ന് HelloBooks-നുള്ളിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് GST പോർട്ടലിലേക്ക് GSTR-3B ഫയൽ ചെയ്യാം. GSTR-2B റീകൺസിലിയേഷൻ പേജും GSTR-3B ഫയലിംഗ് പേജും കാണുക.

FAQs

IMS-ൽ നടപടിയെടുക്കുന്നത് നിർബന്ധമാണോ?

അല്ല. ഒന്നും ചെയ്തില്ലെങ്കിൽ റെക്കോർഡുകൾ ഡീംഡ് അക്സെപ്റ്റഡ് ആകും. പക്ഷേ അതിനർത്ഥം പരിശോധിക്കാതെ എല്ലാം സ്വീകരിക്കുക എന്നാണ്, അതിൽ യഥാർത്ഥ റിസ്ക് ഉണ്ട്.

ഒരു ഇൻവോയ്സ് സ്വീകരിച്ച ശേഷം നടപടി മാറ്റാമോ?

മാറ്റാം, ആ കാലയളവിന്റെ GSTR-3B ഫയൽ ചെയ്യുന്നത് വരെ. 14-ന് ശേഷം നടപടികൾ മാറ്റിയാൽ ഫയൽ ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് GSTR-2B റീകമ്പ്യൂട്ട് ചെയ്യുക. ഫയൽ ചെയ്തു കഴിഞ്ഞാൽ ആ കാലയളവിലെ നടപടികൾ മരവിക്കും.

ഒരു ഇൻവോയ്സ് നിരസിക്കുമ്പോൾ സപ്ലയർക്ക് എന്ത് സംഭവിക്കും?

അവർക്ക് നിരസിക്കലും (നിങ്ങളുടെ റിമാർക്കും) കാണാം, GSTR-1A വഴിയോ പിന്നീടുള്ള GSTR-1 വഴിയോ റെക്കോർഡ് ശരിയാക്കാം. തിരുത്തിയ റെക്കോർഡ് പിന്നെ വീണ്ടും നിങ്ങളുടെ IMS-ൽ വരും.

ഒരു ക്രെഡിറ്റ് നോട്ട് എത്രകാലം pending ആയി വെക്കാം?

ഒരു ടാക്സ് പീരിയഡ് മാത്രം: മാസ ഫയലർമാർക്ക് ഒരു മാസം, QRMP-യിൽ ഒരു ക്വാർട്ടർ. അതിനുശേഷം സ്വീകരിച്ചതായി കണക്കാക്കും.

QRMP ഫയലർമാർ IMS ഉപയോഗിക്കുമോ?

ഉപയോഗിക്കും. ക്വാർട്ടറിന് GSTR-2B ഉണ്ടാക്കുന്നതോടെ അതേ നടപടികൾ ബാധകമാണ്.

നോക്കുന്ന ബിസിനസ് ഉടമയ്ക്കാണ് IMS പ്രതിഫലം തരുന്നത്. മാസം പതിനഞ്ച് മിനിറ്റ് മതി.

ഫ്രീ ആയി തുടങ്ങൂ — GST ഫയലിംഗ് ഉൾപ്പെടെ, കാർഡ് വേണ്ട. HelloBooks ഫ്രീ ആയി പരീക്ഷിക്കൂ