Key takeaways
What this article covers, in order:
- कायद्याला invoice वर नक्की काय हवं आहे?
- मला HSN चे किती अंक लागतात?
- बरोबर invoice दिसतं कसं?
- CGST आणि SGST, की IGST?
- ते कधी issue करायचं?
- किती प्रती?
तुमच्या सगळ्यात मोठ्या ग्राहकाच्या accounts टीमचा email येतो: "Invoice ITC साठी valid नाही, परत issue करा." वैताग येतो, आणि बहुतेक वेळा कारण एकच राहिलेली ओळ असते. वैध GST tax invoice वर तुमचं नाव, पत्ता आणि GSTIN, एक unique serial number, तारीख, ग्राहकाचा तपशील (तो नोंदणीकृत असेल तर GSTIN सह), HSN किंवा SAC codes, वर्णन आणि नग, taxable value, CGST/SGST किंवा IGST मध्ये विभागलेला कर दर आणि रक्कम, place of supply, reverse charge ची ओळ आणि सही असायला हवी. ही यादी CGST Rules च्या Rule 46 मधून येते.
कोणताही सरकारी template नाही. Design तुम्हाला हवं तसं करा, logo हवा तिथे लावा. पण fields मात्र ऐच्छिक नाहीत.
कायद्याला invoice वर नक्की काय हवं आहे?
चार भागांत विचार करा. तुम्ही कोण, कोणी घेतलं, काय विकलं, आणि त्यावरचा कर.
तुम्ही कोण. तुमचं कायदेशीर नाव, पत्ता आणि GSTIN. मग सलग चालणारा आणि आर्थिक वर्षासाठी unique असा serial number, 16 characters पर्यंत. अक्षरं, आकडे, hyphens आणि slashes सगळं चालतं, म्हणजे "PUN/26-27/0143" ठीक आहे. शाखांसाठी किंवा document प्रकारांसाठी वेगवेगळ्या series चालवता येतात. आणि issue केल्याची तारीख.
कोणी घेतलं. ग्राहक नोंदणीकृत असेल तर त्याचं नाव, पत्ता आणि GSTIN. तो नोंदणीकृत नसेल आणि taxable value ₹50,000 किंवा जास्त असेल, तरीही त्याचं नाव आणि पत्ता, शिवाय राज्याचं नाव आणि state code सह delivery पत्ता हवा.
काय विकलं. मालासाठी HSN code किंवा सेवांसाठी SAC code, वर्णन, मालासाठी नग आणि unit (40 NOS, 12 KGS, असं काहीतरी), एकूण किंमत, आणि discount वजा केल्यानंतरची taxable value.
कर. CGST, SGST किंवा UTGST, IGST, आणि लागू असेल तर cess, यांचा दर आणि रक्कम. आंतरराज्य पुरवठ्यासाठी राज्याच्या नावासह place of supply. Delivery पत्ता place of supply पेक्षा वेगळा असेल तर तो. कर reverse charge वर भरायचा आहे का ते सांगणारी ओळ, उत्तर "No" असलं तरीही. आणि शेवटी सही, किंवा invoice electronic पद्धतीने देत असाल तर digital signature.
दोन गोष्टी फक्त काही व्यवसायांना लागू होतात. तुम्हाला e-invoicing लागू असेल, तर IRN आणि QR code. आणि तुमचा एकूण turnover ₹500 कोटींपेक्षा जास्त असेल, तर B2C invoices वर dynamic QR code.
मला HSN चे किती अंक लागतात?
| मागच्या FY मधला turnover | HSN/SAC अंक |
|---|---|
| ₹5 कोटीपर्यंत | B2B invoices वर 4 अंक (B2C वर ऐच्छिक) |
| ₹5 कोटींपेक्षा जास्त | सगळ्या invoices वर 6 अंक |
Invoice वर हे बरोबर असलं, की तुमचा GSTR-1 HSN summary आपोआप नीट होतो. याबद्दल जास्त माहिती आमच्या HSN आणि SAC guide मध्ये आहे.
बरोबर invoice दिसतं कसं?
हे एक साधं उदाहरण. मुंबईतलं Sharma Electricals ठाण्यातल्या एका interiors firm ला माल विकतं. दोघेही महाराष्ट्रात, म्हणून CGST अधिक SGST.
TAX INVOICE ORIGINAL FOR RECIPIENT
-------------------------------------------------------------------
Sharma Electricals Invoice No: SE/26-27/0142
14, Lamington Road, Mumbai 400007 Date: 05 Oct 2026
GSTIN: 27ABCDE1234F1Z5 Place of supply: Maharashtra (27)
-------------------------------------------------------------------
Bill to: Rao Interiors Pvt Ltd Ship to: Site Office, Thane
GSTIN: 27PQRSX5678K1Z2 Maharashtra (27)
-------------------------------------------------------------------
# Description HSN Qty Rate Taxable CGST SGST
1 LED panel 18W 9405 40 NOS 450.00 18,000.00 9% 1,620 9% 1,620
2 Copper wire 2.5 sqmm 8544 10 RLS 1,850.00 18,500.00 9% 1,665 9% 1,665
-------------------------------------------------------------------
Taxable value: 36,500.00 CGST: 3,285.00 SGST: 3,285.00
Invoice total: ₹43,070.00 (Rupees Forty-three thousand seventy only)
Tax payable on reverse charge: No
For Sharma Electricals
(Authorised Signatory)नावं, GSTINs आणि दर फक्त उदाहरणासाठी बनवलेले आहेत. 22 Sep 2025 पासून GST दरांची पुनर्रचना झाली, म्हणून तुमचा item master सेट करण्याआधी तुमच्या HSN चा सध्याचा दर CBIC site वर तपासा.
CGST आणि SGST, की IGST?
Invoice वरच्या इतर कशापेक्षाही इथे लोक जास्त अडखळतात. हे place of supply वर ठरतं, तुमच्या ग्राहकाचं head office कुठे आहे त्यावर नाही.
तुमच्याच राज्यात? CGST अधिक SGST, अर्धे-अर्धे. वेगळं राज्य? पूर्ण दराने IGST.
ही काही दिसण्यापुरती चूक नाही. जी खरं तर आंतरराज्य विक्री होती तिच्यावर CGST आणि SGST लावलात, तर तुम्ही चुकीच्या सरकारला कर भरलात. मग तुम्हाला IGST भरावा लागेल आणि चुकीच्या कराच्या refund ची वाट बघावी लागेल, जे संथ आणि कंटाळवाणं असतं. म्हणून ग्राहक किंवा delivery तुमच्या राज्याबाहेर असेल, तेव्हा त्या field वर दोन सेकंद थांबा.
ते कधी issue करायचं?
| पुरवठा | मुदत |
|---|---|
| माल | माल बाहेर पडण्याआधी किंवा तेव्हाच, किंवा काहीच हलत नसेल तर delivery वेळी |
| सेवा | पुरवठ्यानंतर 30 दिवसांच्या आत |
| बँका, NBFCs आणि विमा कंपन्यांच्या सेवा | 45 दिवसांच्या आत |
| सतत चालणारा पुरवठा | करारातल्या payment schedule किंवा account statement प्रमाणे |
उशिरा issue केलं म्हणून तुमची कराची देणी पुढे ढकलली जात नाही. Time of supply च्या नियमांनुसार कर तसाही देय होऊ शकतो, आणि मग व्याज लागतं.
किती प्रती?
मालासाठी तीन: Original for Recipient, Duplicate for Transporter आणि Triplicate for Supplier. E-invoicing मध्ये IRN generate करत असाल, तर transporter ची प्रत गाळता येते. सेवांसाठी दोन: original ग्राहकासाठी आणि duplicate तुमच्यासाठी.
मला नेहमीच tax invoice लागतं का?
नाही. तुम्ही काय करता आहात त्यावर अवलंबून आहे.
| Document | कधी वापरायचं |
|---|---|
| Tax invoice | Regular नोंदणीकृत व्यवसाय taxable पुरवठा करतो तेव्हा |
| Bill of supply | Exempt पुरवठा, किंवा composition dealer ची कोणतीही विक्री |
| Revised invoice | तुमच्या registration च्या effective date पासून certificate मिळेपर्यंतच्या पुरवठ्यासाठी |
| Credit किंवा debit note | आधीच्या invoice वरची किंमत किंवा कर कमी किंवा जास्त करण्यासाठी |
| Receipt voucher | सेवांसाठी मिळालेला advance |
| Self-invoice आणि payment voucher | नोंदणी नसलेल्या supplier साठी तुम्ही reverse charge वर कर भरता तेव्हा |
| Delivery challan | विक्रीशिवाय माल हलतो, जसं job work किंवा approval वर पाठवलेला माल |
₹200 पेक्षा कमीच्या counter विक्रीसाठी, नोंदणी नसलेले ग्राहक बिल मागत नसतील, तर दिवसाअखेरीस एकच एकत्रित invoice देता येतं.
E-invoicing कधी लागू होतं?
FY 2017-18 पासून कोणत्याही आर्थिक वर्षात तुमचा एकूण turnover ₹5 कोटी पार गेला असेल, तर तुमच्या B2B invoices ना Invoice Registration Portal कडून IRN आणि signed QR code लागतो. Rule 46 चे सगळे fields तरीही लागू आहेत; IRN त्यांच्यावर येतो. मोठ्या व्यवसायांसाठी (₹10 कोटी आणि त्यापुढे) IRP ला invoices report करण्याची मुदतही आहे, सध्या invoice तारखेपासून 30 दिवस, पण ते e-invoice portal वर खात्री करून घ्या. आमच्या e-invoicing page वर जास्त माहिती आहे.
आम्हाला सगळ्यात जास्त दिसणाऱ्या चुका
एकाच वर्षात serial number परत वापरणं, किंवा कोणीतरी template बदलला म्हणून Aug 2026 मध्ये numbering परत सुरू करणं. करू नका.
ग्राहकाच्या GSTIN मध्ये typo. Invoice एखाद्या अनोळखी माणसाच्या GSTR-2B मध्ये जातं, तुमच्या ग्राहकाचं credit बुडतं, आणि तुम्ही amendment भरत बसता.
आंतरराज्य invoice वर place of supply नाही. कर धरून किंमत लिहिली, पण विभागणी नाही. Composition dealer "Tax Invoice" छापतो आणि GST लावतो, जे तो करू शकत नाही. आणि "ते नेहमी No च असतं" म्हणून reverse charge ची ओळच गाळणं.
Send दाबण्याआधी झटपट तपासणी
- [ ] योग्य आर्थिक वर्षाची series आणि पुढचा नंबर
- [ ] ग्राहकाचा GSTIN GST portal वर verify केलेला
- [ ] योग्य अंकांसह HSN किंवा SAC
- [ ] दर सध्याच्या notification शी तपासलेला
- [ ] Place of supply भरलेलं, आणि CGST+SGST की IGST हे बरोबर निवडलेलं
- [ ] Taxable value discount वजा करून
- [ ] Reverse charge ची ओळ आहे
- [ ] सही केलेलं किंवा digital सही केलेलं
- [ ] तुम्हाला e-invoicing लागू असेल तर IRN आणि QR
तुमच्या invoices मध्ये export, SEZ पुरवठा किंवा taxable आणि exempt वस्तू एकत्र असतील, तर तुमच्या CA कडून एकदा पटकन तपासून घेणं फायद्याचं आहे.
HelloBooks कशी मदत करतं
HelloBooks मध्ये invoice तयार करताना Rule 46 चे fields form मध्येच असतात: तुमचा GSTIN, सलग numbering, ग्राहकाचा GSTIN, HSN/SAC, कराची विभागणी आणि place of supply. ही invoices मग तुमच्या GSTR-1 मध्ये जातात, जो Free plan वर एका GSTIN साठी तुम्ही थेट HelloBooks मधूनच GST portal वर भरू शकता. Free वरच्या invoices वर छोटा "Powered by HelloBooks" badge असतो. E-invoicing आणि e-way bills Pro मध्ये आहेत, ₹499/महिना. जास्त माहितीसाठी free GST billing software page बघा.
FAQs
सरकारचा GST invoice template आहे का?
नाही. नियम fields सांगतात, design नाही. तुमचा logo, बँक तपशील, UPI QR आणि payment terms हवे तसे टाका.
Invoice नंबरमध्ये अक्षरं असू शकतात का?
हो. अक्षरं, आकडे, hyphens आणि slashes, 16 characters पर्यंत, आर्थिक वर्षासाठी unique.
B2C विक्रीसाठी GSTIN लागतो का?
नाही. नोंदणी नसलेल्या ग्राहकांसाठी taxable value ₹50,000 किंवा जास्त असेल तरच त्यांचं नाव, पत्ता आणि राज्यासह delivery पत्ता लागतो.
Computer वर बनवलेल्या invoice ला सही लागते का?
त्यावर सही किंवा digital सही हवी. Electronic पद्धतीने invoice देणारे बहुतेक व्यवसाय digital signature वापरतात. तुमच्या setup बद्दल खात्री नसेल, तर तुमच्या CA ला विचारा.
मी चुकीचा दर लावला. आता काय?
जास्त लावला असेल तर credit note, कमी लावला असेल तर debit note, मूळ invoice शी जोडून issue करा आणि GSTR-1 मध्ये report करा.
एकदा template बरोबर केलं, की ते "परत issue करा" वाले emails येणं बंद होईल.
मोफत सुरू करा — GST फाइलिंग समाविष्ट, card नको. Try HelloBooks Free
